menu

Ledenadministratie van een vereniging

Waar een bedrijf een commerciële invalshoek heeft, is een vereniging vaak van sociale aard. Of het nu een muziekvereniging, sportvereniging of een politieke partij betreft, kenmerkend is dat de organisatie bestaat uit leden die uiteindelijk het beleid bepalen. Het democratische karakter is hierdoor groot, maar dit betekent niet dat een vereniging geen plichten kent. Vooral de ledenadministratie mag niet onderschat worden.

Ledenadministratie van vereniging

Net als bij andere organisaties moet de begroting van een vereniging in evenwicht zijn om een financieel gezonde voortgang te kunnen garanderen. Omdat de meeste verenigingen hoofdzakelijk afhankelijk zijn van contributies is het van groot belang dat de ledenadministratie op orde is. Niet alleen vergroot dit de kans dat de leden tijdig betalen, ook ben je als vereniging wettelijk verplicht om een gedegen ledenadministratie bij te houden. Aan deze administratieplicht is tevens een bewaarplicht van zeven jaar gekoppeld.

Voldoet jouw vereniging aan de wettelijke regels?

Hoe verenigingen de gegevens van hun leden moeten opslaan en mogen bewerken, is omschreven in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Om gegevens van derden te mogen beheren, stelt de WBP de volgende eisen aan de ledenadministratie van een vereniging:

  • Toestemming hebben van het lid voor de verwerking van de gegevens;
  • Het juist en nauwkeurig bijhouden van deze gegeven;
  • Zorgdragen voor het beveiligen van de gegevens;
  • Op verzoek inzage verlenen in lidgegevens;
  • Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Voldoet de vereniging niet aan deze eisen, dan loop je het risico dat je een sanctie krijgt vanuit de overheid. Als penningmeester is het dus belangrijk om de ledenadministratie vooral niet te onderschatten. Wanneer je een vereniging hebt met een beperkt aantal leden kun je nog wel uit de voeten met Excel. Neemt de omvang van de vereniging echter toe, dan is een speciaal softwarepakket wellicht handiger. Indien leden zelf kunnen inloggen en hun gegevens (deels) kunnen aanvullen en wijzigen, dan bespaart dit al aardig wat tijd.

Ledenadministratiesoftware voor grotere verenigingen

Een ander voordeel van ledenadministratiesoftware is dat je deze kunt koppelen aan je boekhoudprogramma, waardoor je altijd een actueel overzicht hebt van de financiële situatie van jouw vereniging. Net als dat verenigingen verplicht zijn om secuur om te gaan met de gegevens van hun leden, zijn ze ook wettelijk verplicht om hun financiën en administratie goed op orde te hebben.

Zo moet er een administratie worden gevoerd waarin alle inkomsten en uitgaven worden bijgehouden. En binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar moet er een balans worden opgemaakt. Hierbij is het belangrijk dat eventuele winst niet mag worden uitgekeerd aan leden of andere personen. Dat een vereniging geen commercieel doel nastreeft, betekent niet dat er geen winst gemaakt mag worden. Maar de winst mag uitsluitend worden gebruikt voor het verwezenlijken van het doel van de vereniging.