menu

Administratie uitbesteden

Je kan in veel gevallen prima zelf je administratie bijhouden, maar je kunt ook de administratie uitbesteden. Soms heb je geen keus, zo heb je een jaarlijkse accountantsverklaring nodig bij de besloten vennootschap als ondernemingsvorm bijvoorbeeld. Sommige bedrijven hebben dus verplichtingen maar de meeste kleinere bedrijven kiezen zelf hoe ze de boekhouding regelen.

Administratie uitbestedenJe mag het helemaal zelf op je eigen manier doen, maar vaak lopen ondernemers toch stuk op die ouderwetse schoenendoos vol bonnetjes of onlogisch ogende Excel-bestanden. In veel gevallen kiezen ondernemers dan voor een tussenoplossing. Deels wordt de administratie uitbesteed aan een boekhouder, maar via online boekhoudsoftware houden ze zelf ook bepaalde zaken bij. Zoals de facturatie. Als je je boekhouding wil uitbesteden, moet je uiteraard letten op de kosten en de wettelijke regels. Maar het biedt in ruil daarvoor wel veel extra mogelijkheden en meestal een enorme tijdsbesparing.

Het vergt geen hogere wiskunde maar laten we eerlijk wezen: vaak is het bijhouden van de administratie geen klusje waar je even lekker voor gaat zitten. Ondernemers die hun administratie uitbesteden doen dit dus niet alleen omdat ze er zelf te weinig kennis voor hebben, maar ook (of vooral) omdat ze geen zin hebben om dit naast het runnen van het bedrijf óók nog eens te moeten doen.

Uitbesteden aan een online boekhoudservice

Online zijn er verschillende administratiekantoren en ook boekhouders die zich helemaal hebben gespecialiseerd in het op afstand verwerken van jouw administratie. Hierdoor kunnen ze soms vrij scherpe tarieven rekenen, al ben je qua advies hierbij wel beperkt tot e-mail of telefoon. De dienst is dus niet zo geschikt als je vooral op zoek bent naar advies bij overnames of investeringen, regelmatig met de belastingdienst discussies hebt over douane-afdrachten, of op ander terrein een echte adviseur nodig hebt.

Maar als jij zzp’er bent, alleen in Nederland opereert en eigenlijk een vrij simpele boekhouding hebt en zelf facturen kunt maken of inboeken en vooral controle of hulp bij belastingaangiftes zoekt, dan is dit eigenlijk alles wat je nodig hebt. Spelers die graag jouw belastingaangiftes verzorgen zijn:

Offerte.nl

Via offerte.nl kun je vrijblijvend en kosteloos drie offertes aanvragen van boekhouders op basis van enkele vragen. Zo kun je zelf kiezen of het gaat om de volledige administratie, of dat je alleen de jaarrekening, salarisadministratie of de inkomstenbelasting uitbesteedt. Bekijk de website.


Uitbesteden aan een boekhouder uit de buurt

Wil je liever een gezicht bij de persoon die jouw bedrijfscijfers beheert? En daar af en toe een kop koffie mee kunnen drinken in de buurt? Dan kun je er dus voor kiezen om een boekhouder in te huren, uit je eigen regio. Online kun je er meestal vrij snel een paar vinden. Het is aan te raden niet alleen enkele offertes met elkaar te vergelijken, maar de boekhouder ook om referenties te vragen of na te gaan wat zijn specialisatie is.

Werkt hij vooral voor internetbedrijven? Of adviseert hij vooral graag over overnames? Dan kun je je afvragen of hij jouw administratie net zoveel aandacht geeft als de klanten die eigenlijk zijn voorkeur hebben. Maar het belangrijkste is: zorg dat je een boekhouder inhuurt waar je even mee vooruit kunt en die je écht vertrouwt.

Een simpele boekhouder hoeft niet duur te zijn. Veelal bieden boekhouders de btw-boekhouding voor een geheel jaar, al aan tussen de achthonderd en twaalfhonderd euro per jaar. Net als bij een online boekhoudservice dien je nog steeds wel zelf de bonnetjes in een (online) spreadsheet of in boekhoudsoftware te plaatsen.

Vaak heeft een boekhouder wel een voorkeur voor software, dus als je al een keuze gemaakt hebt voor een boekhoudprogramma, informeer dan even bij jouw gewenste partner of die overweg kan met dit pakket. Vervolgens kan een boekhouder zorgdragen voor de juiste indeling en het indienen bij de Belastingdienst. Houd er wel altijd rekening mee dat een boekhouder in dat geval eigenlijk alleen een administratief medewerker is. Een boekhouder rekent toch minimaal zestig euro per uur dus logischerwijs kun je dan op jaarbasis niet meer dan tien of twintig uur van zijn uren voor jouw onderneming verwachten.

Zonder accountantsverklaring kun je er vrijwel geen rechten aan ontlenen. Als er dus fouten in zitten of de Belastingdienst andere problemen ontdekt ben je hier zelf 100% aansprakelijk voor.

Uitbesteden aan een accountant

Grotere bedrijven werken meestal met grotere accountantbureau’s. Daarvan mag je in ieder geval verwachten dat deze ervoor gestudeerd heeft en echt op de hoogte is van alle ins- en outs van de Belastingdienst. Dat is bij een boekhouder niet gegarandeerd. Een accountant kan net iets meer bieden qua controle en overzicht.

Als je dus niet alleen het inkloppen en indienen wilt uitbesteden maar de administratie echt wilt laten controleren op de laatste belastingvoordelen en fouten is dit bij een accountant sneller mogelijk dan bij een boekhouder. Ook dan heb je nog steeds zelf de grootste invloed op je administratie. Als jij zelf vergeten bent om bepaalde bonnetjes in je boekhouding op te nemen, dan is dit natuurlijk niet de schuld van de accountant.

Voordelen van het uitbesteden

Het grootste voordeel van het uitbesteden van je administratie is dat jij er beduidend minder omkijken naar hebt. Je hoeft je niet alleen niet meer te verdiepen in allerlei regeltjes, wetten, formules en andere administratieve rompslomp, maar je hoeft er ook geen tijd meer aan te besteden. Kostbare tijd die je toch veel liever in je bedrijf kan en wil steken? Je bent ondernemer geworden om een bedrijf te runnen niet om meerdere uren per maand te besteden aan een gortdroog Excel-bestand, toch?

De administratie uitbesteden kost natuurlijk geld, maar als je er zelf geen kaas van gegeten hebt kan het ook financieel raadzaam zijn om het uit te besteden. Een boekhouder of accountant weet beter dan jij aan welke wettelijke eisen je administratie moet voldoen. Ze zijn soms net wat beter op de hoogte van regelgeving rond de belastingvoordeeltjes bijvoorbeeld.

Nadelen van het uitbesteden

Je kan er natuurlijk ook altijd voor kiezen om je administratie niet uit te besteden, maar het gewoon zelf bij te houden. Het grootste voordeel hiervan is dat je veel meer inzicht hebt in je actuele administratie, iets wat veel minder het geval is wanneer je het hebt uitbesteed.

Hou je zelf je administratie bij, dan heb je snel inzicht in de gemaakte kosten, het financiële reilen en zeilen van je bedrijf (stijgt de winst, blijven de kosten beperkt, zijn de verliezen niet te groot), de productprijzen, je debiteuren en crediteuren, et cetera.

De afweging

Uiteindelijk is de grootste afweging die je moet maken als je twijfelt of je je administratie gaat uitbesteden of dat je de boekhouding toch zelf doet en of je extra moeite wil doen. Variabelen die deze keuze kunnen beïnvloeden zijn onder andere jouw instelling, jouw interesse in belastingzaken, de grootte en vorm van je onderneming en de extra kosten die je je kan veroorloven.