menu

Salarisadministratie

Als ondernemer heb je altijd wel iets te doen. En wanneer je personeel hebt, dan hoort daar ook de salarisadministratie bij. Als werkgever ben je immers verplicht om elke maand loonaangifte te doen en het juiste bedrag aan loonheffingen aan de Belastingdienst af te dragen. Maar hoe zorg je voor een correcte salarisadministratie? En wat moet je verder weten over deze papieren?

SalarisadministratieDe salarisadministratie is een secuur werkje en moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, onder meer omdat de Belastingdienst bepaalde gegevens wil kunnen inzien. De loonstaat, loonstrook en jaaropgave vormen de belangrijkste papieren. Net als bij andere administratie wordt er van je verwacht dat je de salarisadministratie zeven jaar bewaard.

Hoe ziet een salarisadministratie eruit?

De loonstaat is het overzicht van de verdiensten van de werknemer. Heb je meerdere medewerkers, dan heb je voor elke werknemer een aparte loonstaat. Hierop staat in ieder geval:

  • Het loon in geld
  • Het loon in natura
  • Eventuele fooien
  • Reiskostenvergoedingen
  • De verschuldigde loonbelasting
  • Premies voor verzekeringen
  • NAW-gegevens van de medewerker
  • Het BSN-nummer van de medewerker

De loonstrook is het overzicht van het loon van de medewerker en bevat sowieso de volgende aspecten:

  • De overeengekomen of gewerkte uren
  • Het tijdvak
  • Het brutoloon
  • De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
  • Het minimumloon (ook indien de medewerker meer verdient dan dit bedrag)
  • Onkostenvergoedingen
  • Vakantierechten
  • Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
  • NAW-gegevens van de werknemer
  • BSN-nummer van de medewerker
  • Gegevens van de werkgever

Het is niet verplicht om bij iedere betaling een loonstrook mee te sturen. Als de bedragen exact hetzelfde zijn als de maand ervoor kun je ervoor kiezen om het niet te doen. Het is uiteraard wel netjes om dit te overleggen met je medewerker.

De jaaropgave is de jaarlijkse informatie voor de Belastingdienst. In dit formulier is alle informatie over het loon en de inhoudingen verzameld, waaronder de volgende onderdelen:

  • Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
  • De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
  • Het BNS-nummer
  • Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
  • De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
  • Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

Zelf doen of uitbesteden?

Wanneer je je eerste personeelslid aanneemt, en zodoende verplicht wordt om een salarisadministratie op te zetten, dan kan dit best overweldigend zijn. Sommige ondernemers besteden hun loonadministratie dan ook liever uit aan een boekhouder. Een begrijpelijke gedachte aangezien het voeren van een salarisadministratie een nauwkeurige bezigheid is en aardig wat tijd kan kosten. Niet alleen aan de uitvoer ervan, maar ook aan het bijhouden van relevante wijzigingen in cao’s en wet- en regelgeving.

Toch is het niet altijd noodzakelijk om de salarisadministratie uit te besteden. Er zijn diverse boekhoudprogramma’s die de personeelsadministratie vereenvoudigen en die je eveneens op de hoogte houden van de laatste wijzigingen. Ook kun je kiezen voor payrolling, wat inhoudt dat een payroll-aanbieder jouw personeelsbestand op papier in dienst neemt en zodoende juridisch werkgever wordt.

Naast het voeren van de salarisadministratie neemt het payroll-bedrijf, vanwege het juridisch werkgeverschap, ook de arbeidsrechtelijke risico’s over. Hierbij kun je denken aan het verzorgen van arbeidsovereenkomsten, het doorbetalen van het loon bij arbeidsongeschiktheid en de verwerking van cao- en wetswijzigingen. Op de werkvloer zelf verandert er echter niets. Als opdrachtgever blijf je, net als bij de andere mogelijkheden, zelf verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.