menu

Salarisadministratie

Heb je personeel, dan hoort daar ook de salarisadministratie bij. Als werkgever ben je immers verplicht om elke maand loonaangifte te doen en het juiste bedrag aan loonheffingen aan de Belastingdienst af te dragen. Maar hoe zorg je voor een correcte salarisadministratie? En wat moet je hier verder over weten?

SalarisadministratieDe salarisadministratie is een secuur werkje en moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, onder meer omdat de Belastingdienst bepaalde gegevens wil kunnen inzien. De loonstaat, loonstrook en jaaropgave vormen de belangrijkste papieren. Net als bij andere administratie wordt er van je verwacht dat je de salarisadministratie zeven jaar bewaard.

Waaruit bestaat de salarisadministratie?

Waaruit een salarisadministratie precies bestaat, is per bedrijf verschillend. Sommige bedrijven houden bijvoorbeeld de uren van medewerkers bij via een prikklok. Andere bedrijven hebben een uitgebreid document met huisregels, die ze scharen onder de personeelsadministratie. Ook is een goede administratie van de vakantie- of ziektedagen, of de onkosten van personeel vaak onderdeel van de personeelsadministratie.

De salarisadministratie bestaat in ieder geval uit:

  • loonstaten
  • loonstroken
  • jaaropgaves

Wat staat er op een loonstrook?

Een loonstrook is het overzicht van de verdiensten van de werknemer. Heb je meerdere medewerkers, dan heb je er een voor elke werknemer. Op een loonstrook staat in ieder geval:

De benodigde informatie van een loonstaat:

  • Het loon in geld
  • Het loon in natura
  • Eventuele fooien
  • Reiskostenvergoedingen
  • De verschuldigde loonbelasting
  • Premies voor verzekeringen
  • NAW-gegevens van de medewerker
  • Het BSN-nummer van de medewerker

Verder bevat een loonstrook het overzicht van het loon van de medewerker:

  • De overeengekomen of gewerkte uren
  • Het tijdvak
  • Het brutoloon
  • De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
  • Het minimumloon (ook indien de medewerker meer verdient dan dit bedrag)
  • Onkostenvergoedingen
  • Vakantierechten
  • Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
  • NAW-gegevens van de werknemer
  • BSN-nummer van de medewerker
  • Gegevens van de werkgever

Jaaropgave

De jaaropgave is de jaarlijkse informatie voor de Belastingdienst. In dit formulier is alle informatie over het loon en de inhoudingen verzameld, waaronder de volgende onderdelen:

  • Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
  • De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
  • Het BNS-nummer
  • Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
  • De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
  • Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

Loonstroken en jaaropgaves delen met medewerkers

Je bent verplicht om een loonstrook en jaaropgave te delen met je medewerkers. Als de bedragen exact hetzelfde zijn als de maand ervoor kun je ervoor kiezen om ze niet allemaal te sturen. Het is niet verplicht om bij iedere betaling een loonstrook mee te sturen. Het is uiteraard wel netjes om dit te overleggen met je medewerker.

Wat kost de loonadministratie?

De kosten van de salarisadministratie zijn erg afhankelijk van wat hier precies onder valt, en hoe je dit beheert. Onder deze kosten vallen natuurlijk het maken van loonstroken of het verwerken van de loonadministratie. Deze zijn verplicht. Maar zelfs als je dit uitbesteedt kost dit meestal niet meer dan enkele tientjes per maand.

Als je ook de administratie van de vakantie- en ziektedagen, of de zaken die horen bij de arbeidsomstandigheden meerekent, kan het bedrag wel snel oplopen. De drempel naar de eerste medewerker is het grootst, omdat dan hier alles voor moet worden opgezet.

Zodra er meer medewerkers bijkomen en de kosten kunnen worden verspreid over meer medewerkers dalen de kosten per medewerker. Gemiddeld liggen de administratieve lasten per werknemer zo’n 2000-2500 euro bij kleine bedrijven (<10 werknemers). 

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Wanneer je je eerste personeelslid aanneemt, en zodoende verplicht wordt om een salarisadministratie op te zetten, dan kan dit best overweldigend zijn. Sommige ondernemers besteden hun loonadministratie dan ook liever uit aan een boekhouder.

Een begrijpelijke gedachte aangezien het voeren van een salarisadministratie een nauwkeurige bezigheid is en aardig wat tijd kan kosten. Niet alleen aan de uitvoer ervan, maar ook aan het bijhouden van relevante wijzigingen in cao’s en wet- en regelgeving.

Toch is het niet altijd noodzakelijk om de salarisadministratie uit te besteden. Er zijn diverse boekhoudprogramma’s die de personeelsadministratie vereenvoudigen en die je eveneens op de hoogte houden van de laatste wijzigingen.

Uitbesteden via payroll

Ook kun je kiezen voor payrolling, wat inhoudt dat een payroll-aanbieder jouw personeelsbestand op papier in dienst neemt en zodoende juridisch werkgever wordt. Dat betekent ook dat de salarisadministratie door hen zal worden uitgevoerd, want je medewerker komt dan niet bij jou in dienst.

In hoeverre je hierdoor precies vrij bent van juridische risico’s kan per payroll-bedrijf verschillen. Hierbij kun je denken aan het verzorgen van arbeidsovereenkomsten, het doorbetalen van het loon bij arbeidsongeschiktheid en de verwerking van cao- en wetswijzigingen.

Payroll beperkt de risico’s en administratie maar hier tegenover staan vaak wel iets meer kosten dan wanneer je zelf iemand in dienst neemt en alleen de salarisadministratie uitbesteedt. Hoeveel deze meerkosten zijn verschilt sterk per aanbieder. Het is daarom raadzaam online meerdere offertes op te vragen, en deze goed met elkaar te vergelijken.

Op de werkvloer zelf verandert er echter niets. Als opdrachtgever blijf je, net als bij de andere mogelijkheden, zelf verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.