menu

Overstappen boekhoudprogramma

Overstappen op een ander boekhoudprogramma is niet iets wat je zomaar doet. Misschien heb je er zelfs nooit over nagedacht. Maar voor veel ondernemers kan het zeker geen kwaad om eens kritisch te kijken naar software van hun boekhouding. Wordt het niet eens tijd om over te stappen op een ander boekhoudprogramma?

Overstappen op ander boekhoudprogrammaMet boekhoudsoftware is het eigenlijk net als met verzekeringen of energiecontracten. Deze kostenposten zijn nodig en meestal niet de hoogste prioriteit, waardoor je soms ongemerkt lang bij dezelfde aanbieder blijft hangen. Terwijl het vaak loont om eens in de zoveel tijd je huidige aanbieder te vergelijken met concurrenten in de markt om te zien of het niet beter, uitgebreider of – ook niet onbelangrijk – goedkoper kan.

Waarom overstappen?

De eerste vraag is waarom je zou moeten overstappen op een ander boekhoudprogramma. Zoals gezegd, kan het erg lonend zijn om je huidige boekhoudsoftware eens goed tegen het licht te houden. Wordt de software nog wel regelmatig geüpdatet met nieuwe functies? Hoe zit het met bugfixes, of nieuwe trends? Worden die snel geïmplementeerd?

Hoe presteert het ten opzichte van de concurrent, is jouw pakket niet al lang achterhaald? Werkt het wel optimaal op de mobiel? En voldoet het boekhoudprogramma nog wel aan alle wensen die je (inmiddels) hebt? Misschien heb je het wel afgesloten toen je nog zzp’er was en lette je toen eigenlijk alleen op het tarief. Als je bedrijf inmiddels voldoende omzet maakt en je nu wekelijks tijd kwijt bent met het herinneren van debiteuren, de urenregistratie of projectadministratie van medewerkers, dan kan het lonen om over te stappen op een wat uitgebreider boekhoudprogramma waar ook deze functionaliteit is inbegrepen.

Waar stappen andere ondernemers naar over?

Er is niet één boekhoudprogramma dat succesvol is onder starters, of juist onder ondernemers die al wel voldoende omzet draaien. Wel heeft elke aanbieder zijn eigen doelgroep. Zo zijn aanbieders als e-Boekhouden, Moneybird en Acumulus populair onder kleine zzp’ers terwijl Exact Online, Twinfield of Visma populair zijn binnen het mkb die werkt met medewerkers of die al even bezig zijn.

Toch wil dat niet zeggen dat elke zzp’er gelukkig is met een boekhoudprogramma dat zich richt op starters, of dat succesvolle ondernemers altijd overstappen naar een van de duurdere aanbieders. Juist de hoge mate van automatisering van Exact Online is ook populair onder e-commercestarters, en Moneybird en e-Boekhouden zijn ook zeer geschikt voor succesvolle mkb-bedrijven.

Wanneer overstappen?

De tweede vraag is wanneer je zou moeten overstappen op een ander boekhoudprogramma. Die vraag kan een ondernemer natuurlijk het beste zelf beantwoorden, maar omdat je voor de belastingdienst vaak de balans, jaarrekening of andere stukken per kalenderjaar aanlevert is het handig om officieel op 1 januari over te stappen. Omdat je gelijk goed ingewerkt wilt zijn kan het aan te raden zijn om vanaf het najaar tijdelijk de boekhouding dubbel bij te houden, zodat je kunt vergelijken of een nieuw boekhoudprogramma je tijd bespaart en gebruiksvriendelijker is. Je bent even bezig met het uitzoeken van welk pakket nu het beste is voor jou, maar als daarna eenmaal alles is geregeld en in gang gezet, dan kun je er het nieuwe jaar optimaal van profiteren.

Waar let je op bij ander boekhoudprogramma?

Als je twee, of meer, boekhoudprogramma’s met elkaar wilt vergelijken, dan kan het nog wel eens lastig worden om een eerlijke vergelijking te maken. Wat de een zus noemt, noemt de ander weer zo. En waar de een je laat betalen per maand, betaal je bij de ander misschien eenmalig een bedrag.

Probeer voor jezelf in kaart te brengen wat je het belangrijkst vindt aan jouw boekhoudsoftware. Denk aan zaken als gebruiksvriendelijkheid, veiligheid, realtime inzicht, koppeling met andere software, mobiele app, kosten, updates, et cetera. Zet deze eigenschappen onder elkaar in een spreadsheet en ga daarna vinkjes zetten bij de boekhoudprogramma’s die deze functies aanbieden. Het pakket dat de meeste vinkjes heeft is een serieuze kanshebber om in het nieuwe jaar jou te helpen met de boekhouding!

Moet je wel overstappen?

Net als bij verzekeraars en leveranciers van gas, water en elektra, staan veel mensen ook niet te trappelen om over te stappen van boekhoudprogramma. De eerste gedachte is toch dat zoiets veel tijd en moeite gaat kosten. Nu kost het inderdaad wel wat tijd om over te stappen maar hoeveel tijd besteed je nu gemiddeld aan de administratie? Ben je veel tijd kwijt met herinneren van debiteuren, projectadministratie of andere boekhoudtechnische zaken? Dan kan een beter pakket je ook veel tijd en dus geld besparen!

Als je het goed voorbereidt, kan het overstappen op een ander boekhoudprogramma best wel meevallen. Zeker als je een export kunt maken van de bestaande administratie en die bij een andere aanbieder kunt importeren. Vaak wil die nieuwe aanbieder je hier ook wel mee helpen. Het enige wat jij dan moet doen is wat auditgegevens van je huidige aanbieder doorgeven.

Let altijd wel goed op dat je niet alleen de inkomsten en uitgaven exporteert maar ook alle aanvullende data. Denk aan klantgegevens, urenregistratie, debiteurenbeheer, kilometeradministratie of projectadministratie. Zorg dat je alle data goed overzet, zodat je bij een definitieve overstap later alle historische data ook nog altijd in kan zien.