Overstappen boekhoudpakket

Overstappen op een ander boekhoudprogramma doe je niet zomaar. Misschien heb je er zelfs nooit over nagedacht. Maar het kan zeker geen kwaad om eens kritisch te kijken naar je boekhoudsoftware. Wordt het niet eens tijd om over te stappen op een ander boekhoudpakket?

Aanbod van boekhoudprogramma’s is enorm

Er zijn veel boekhoudprogramma’s die sterk met elkaar concurreren. Toch stappen ondernemers niet vaak over.

De kosten van boekhoudsoftware zijn nodig en krijgen daardoor niet de hoogste prioriteit. Daardoor blijf je soms lang bij hetzelfde boekhoudpakket  hangen. Terwijl het loont om eens in de zoveel tijd je boekhoudsoftware te vergelijken met concurrenten in de markt. Het kan namelijk altijd beter, uitgebreider of – ook niet onbelangrijk – goedkoper.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Waarom overstappen van boekhoudprogramma?

Waarom zou je eigenlijk overstappen van boekhoudpakket? Zoals gezegd kan het erg lonend zijn om je huidige boekhoudsoftware eens goed tegen het licht te houden. Misschien ben je gestart met een goedkoop boekhoudprogramma voor zzp’ers, maar heb je inmiddels meerdere medewerkers in dienst.

Of lette je ooit alleen op het tarief, maar maakt je bedrijf nu voldoende omzet. Misschien ben je veel meer tijd kwijt aan het herinneren van debiteuren, de urenregistratie of projectadministratie van medewerkers. Dan is het verstandig om over te stappen op een uitgebreider boekhoudprogramma waar ook deze functionaliteiten zijn inbegrepen.

Overstappen op een ander boekhoudprogramma is minder moeilijk dan het lijkt.

Maar ook als jouw situatie niet is veranderd, is het goed om software van tijd tot tijd te evalueren. Wordt je programma nog wel regelmatig geüpdatet met nieuwe functies? Hoe zit het met bugfixes of nieuwe trends, worden die snel geïmplementeerd? Hoe presteert het ten opzichte van de concurrent? En is jouw pakket niet allang achterhaald? Je kan je ook afvragen of je programma wel geoptimaliseerd is voor op mobiel. En of het nog wel aan al je actuele wensen voldoet.

Waar stappen andere ondernemers naar over?

Er is niet één boekhoudprogramma dat succesvol is onder starters, of juist onder ondernemers die al meer omzet draaien. Wel heeft elke aanbieder zijn eigen doelgroep. Zo zijn aanbieders als e-Boekhouden, Moneybird en MoneyMonk populair onder kleine zzp’ers. Spelers als Exact Online, Twinfield of Visma zijn juist populair binnen het mkb en bedoeld voor bedrijven die werken met personeel of die al een tijdje bestaan.

Er is niet één boekhoudpakket dat voor alle bedrijven de beste keuze is.

Toch wil dat niet zeggen dat elke zzp’er gelukkig is met een boekhoudprogramma dat zich richt op starters. En succesvolle ondernemers stappen niet altijd over naar een duurdere aanbieder. Zo is de vergaande automatisering van Exact Online ook populair onder starters uit de e-commerce. En Moneybird en e-Boekhouden zijn ook zeer geschikt voor succesvolle mkb-bedrijven.

Wanneer overstappen?

De volgende vraag is wanneer je zou moeten overstappen op een ander boekhoudprogramma. Die vraag kan een ondernemer natuurlijk het beste zelf beantwoorden. Maar omdat je voor de belastingdienst de balans, jaarrekening of andere stukken per kalenderjaar aanlevert, is het handig om officieel op 1 januari over te stappen.

Omdat je gelijk goed ingewerkt wilt zijn is het aan te raden om vanaf het najaar tijdelijk de boekhouding dubbel bij te houden. Zo kun je ook meteen vergelijken of een nieuw boekhoudprogramma je tijd bespaart en gebruiksvriendelijker is. Je zult even bezig zijn met uitzoeken welk pakket nu het beste is voor jou. Maar als alles eenmaal geregeld en in gang gezet is, kun je er in het nieuwe jaar optimaal van profiteren.

Waar let je op bij ander boekhoudprogramma?

Als je twee of meer boekhoudprogramma’s met elkaar wilt vergelijken, kan het nog lastig zijn om een eerlijke vergelijking te maken. Waar je de een betaalt per maand, betaal je bij de ander misschien een eenmalig bedrag. Punten die je zeker moet meenemen in je vergelijking:

• Biedt het nieuwe boekhoudprogramma voldoende mogelijkheden?
• Kun je eenvoudig facturen maken?
• Biedt het mogelijkheden om direct aangifte te doen?
• Hoe makkelijk kun je de gegevens overzetten?
• Wat zijn de kosten van het nieuwe boekhoudpakket?

Probeer voor jezelf in kaart te brengen wat jij het belangrijkst vindt aan een boekhoudpakket. Denk aan zaken als gebruiksvriendelijkheid, veiligheid, realtime inzicht, koppeling met andere software, mobiele app, maar ook kosten en updates. Zet deze eigenschappen eens onder elkaar en plaats vinkjes bij de boekhoudprogramma’s die deze functies aanbieden. Het pakket dat de meeste vinkjes heeft, is een serieuze kanshebber om jou in het nieuwe jaar te helpen met de boekhouding.

Moet je wel overstappen?

Net als bij verzekeraars en leveranciers van gas, water en elektra, staan mensen niet te trappelen om over te stappen van boekhoudprogramma. Zoiets gaat toch veel tijd en moeite kosten, denk je misschien. Nu kost het inderdaad wat tijd om over te stappen, maar hoeveel tijd besteed je nu gemiddeld aan de administratie? Ben je veel tijd kwijt met herinneren van debiteuren, projectadministratie of andere boekhoudkundige zaken? Dan kan een beter pakket je juist ook tijd – en dus geld – besparen.

Als je het goed voorbereidt, kan het overstappen op een ander boekhoudprogramma meevallen. Zeker als je een export kunt maken van de bestaande administratie en die bij een andere aanbieder kunt importeren. Vaak wil die nieuwe aanbieder je hier ook wel mee helpen. Het enige wat jij dan moet doen is wat auditgegevens van je huidige aanbieder doorgeven.

Let wel goed op dat je niet alleen de inkomsten en uitgaven exporteert , ook alle aanvullende data. Denk aan klantdata, urenregistratie, debiteurenbeheer, rittenregistratie of projectadministratie. Als je dit allemaal goed overzet, kun je bij een definitieve overstap de data op een later moment altijd nog eens inzien.