menu

Online en offline boekhouden

Met de komst van internet is het mogelijk geworden om je boekhouding volledig online bij te houden. Maar dit heeft uiteraard ook zo z’n nadelen. De verschillen tussen online en offline boekhouden zijn niet voor iedereen hetzelfde. Waarom zou je voor offline boekhouden kiezen en wanneer is het online bijhouden aan te raden?

Online boekhouding

Bij een online boekhoudprogramma log je in op een site en hou je via die site je boekhouding bij. Inloggen is soms even lastig, maar in ieder geval kan iemand dus niet zomaar ongevraagd bij jouw privacygevoelige informatie.

Voor een abonnement online boekhouden betaal je in de meeste gevallen een vast bedrag per maand. Het grootste voordeel van online boekhouden is dat je je administratie vanaf iedere denkbare plek kan bijhouden, omdat je niet gebonden bent aan een fysieke locatie.

Ook hoef je zelf geen updates uit te voeren, wat wel het geval is bij het bijhouden van je administratie op je eigen computer. Alle updates en nieuwe functies zijn direct beschikbaar.

Een ander pluspunt is dat je gemakkelijk je boekhouding kan delen met iemand anders of het bij iemand even snel kan laten zien. Heb je de boekhoudsoftware en al je administratie op één centrale plek staan, dan gaat dit niet of veel lastiger. Maar met online boekhouding is het zeer eenvoudig om bijvoorbeeld je accountant of boekhouder mee te laten kijken.

Als je de boekhouding bij een professionele partij onderbrengt zorgen zij meestal voor relatief veilige en actuele backups. Zo weet je zeker dat de boekhouding niet zomaar verloren gaat.

Offline boekhouding

De boekhouding kun je natuurlijk ook offline draaien, op je eigen computer. Je kan een boekhoudpakket kopen dat vergelijkbaar werkt (of zelfs werkt met) Excel, het digitale rekenblad-programma van Microsoft, dat bij het Office-pakket zit. Soms is Excel zelfs al voldoende om te boekhouden. Veel startende ondernemers gebruiken alleen deze software.

Het grote voordeel van offline boekhouding is dat je in principe maar één keer een aankoop hoeft te doen, daarna kan je de software onbeperkt gebruiken. Bij sommige pakketten zitten de updates gratis inbegrepen, bij andere moet je een klein bedrag bijbetalen.

Een ander voordeel is dat het, als je het goed aanpakt, een offline boekhouding nog veiliger kan dan online boekhouden. Een online boekhouding is meestal niet gemakkelijk te hacken maar garanties heb je nooit. Als je de boekhouding doet op een computer die niet eens verbonden is met internet, kun je een vrij veilige omgeving realiseren.

Een ander voordeel is dat je niet afhankelijk bent van het internet, dus mocht je internetverbinding een keer uitvallen, dan heb je nog steeds de beschikking tot al je administratieve gegevens. Nadelen zijn wel dat als je de boekhouding echt offline houdt je het niet gemakkelijk kan koppelen aan bijvoorbeeld internetbankieren en je zelf moet zorgdragen voor een veilige backup.

Online of offline?

Uiteindelijk is het aan jou om te kiezen waar je voor gaat: online of offline boekhouding. Zoals je hierboven ziet hebben beide opties zo hun voor- en hun nadelen. Het is aan jou om te beslissen waar je het meest belang aan hecht. Veel starters beginnen offline in Excel maar stappen naar verloop van tijd toch over op een online abonnement. Of en wanneer jij deze keuze wilt maken is aan jou!