menu

Onbetaalde facturen

Onbetaalde facturen is niet het eerste waar je aan denkt wanneer je start met ondernemen. Maar voor de meeste zelfstandigen komt er een dag waarop een factuur niet binnen de afgesproken termijn wordt betaald. Wat zijn dan je rechten en plichten? En hoe verwerk je oninbare facturen in je administratie?

Onbetaalde facturenEr kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant de factuur niet betaalt. Bijvoorbeeld omdat hij (momenteel) niet over de middelen beschikt om de vordering te voldoen. Maar het kan ook zijn dat hij niet tevreden is over jouw dienst of product. Daarnaast heb je nog afnemers die er een sport van lijken te maken om zo laat mogelijk te betalen, of nog erger, helemaal niet van plan zijn om aan hun verplichtingen te voldoen. Hoe ga je hiermee om?

Onbetaalde facturen en de inkomstenbelasting

Wat de reden ook is, onbetaalde facturen zijn bijzonder vervelend. Niet alleen omdat het ten koste gaat van jouw eigen liquiditeit, maar ook omdat het op administratief vlak de nodige rompslomp met zich meebrengt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je aan het einde van het boekjaar de balans opmaakt voor de inkomstenbelasting.

Omdat de balans altijd in evenwicht moet zijn, moet je de onbetaalde factuur ergens wegschrijven. Op de balans boek je de openstaande factuur als debiteur. Hierbij is het belangrijk dat je de vordering inboekt in hetzelfde jaar als dat je de factuur hebt uitgestuurd. Doe je dit niet, dan start je het nieuwe boekjaar al met een foutieve beginbalans waardoor de onbetaalde factuur je zal blijven achtervolgen.

Verreweg de meeste boekhoudprogramma’s beschikken over handige hulpmiddelen, waardoor je alle gegevens in de juiste posten plaatst. Doe je de administratie via Excel, dan kan het handig zijn om de balans even te laten checken bij een boekhouder. Als er fouten in zitten, ben je hier als ondernemer namelijk zelf aansprakelijk voor. Ook wanneer dit het resultaat is van nalatigheid van jouw afnemer.

Openstaande facturen verwerken

Als een debiteur weigert te betalen, hoef je het hier uiteraard niet bij te laten zitten. Het proces van herinneren versturen kan soms veel tijd en werk zijn, maar kun je kunt er ook voor kiezen om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Hoewel dit bureau dezelfde pressiemiddelen heeft als jij – incassomedewerkers zijn uitsluitend bevoegd om wanbetalers aan te sporen om te betalen – kan dit net het zetje zijn dat de debiteur nodig heeft.

Wanneer je precies een incassotraject mag starten, is afhankelijk van het type afnemer. Bij een zakelijke klant mag je direct na het verlopen van de uiterste betaaldatum een incassobureau in de arm nemen. Particuliere afnemers zijn wat meer beschermd vanwege de Wet Incassokosten (WIK).

Concreet betekent dit dat je een consument eerst een aanmaning moet sturen. In deze laatste herinnering, die een betaaltermijn van minimaal veertien dagen moet hebben, geef je hem nog één kans om de onbetaalde factuur zonder bijkomende kosten te voldoen. Heb je op dag vijftien niets ontvangen, dan mag je incassokosten rekenen en deze verhalen op de debiteur.

Juridisch facturen incasseren

Voor de meeste debiteuren zorgt het inschakelen van een incassobureau, en het besef dat de bijkomende kosten voor zijn rekening zijn, voor voldoende motivatie om de factuur te voldoen. Toch zijn er altijd afnemers die ook hier geen gehoor aan geven. In dat geval kun je het minnelijke traject, waarbij alleen een betaalverzoek kan plaatsvinden, laten voor wat het is en overgaan tot het juridisch incasseren van de factuur.

Tot dit punt kun je zowel een beroep doen op een deurwaarderspraktijk. Zodra er gerechtelijke stappen moeten worden genomen, kan dit alleen door een deurwaarder worden gedaan. In de meeste gevallen zal hij nog één keer proberen om de klant op een normale manier te laten betalen.

Gebeurt dit niet, dan zal er een dagvaarding worden uitgestuurd waarbij de wanbetaler wordt opgeroepen om voor de rechter te verschijnen. Weigert hij ook nog na de uitspraak van de rechter om de vordering te voldoen (of komt hij überhaupt niet opdagen), dan volgt er een dwangbetaling. De wijze van betalen is afhankelijk van de financiële situatie van de debiteur. Zo kan er beslag worden gelegd op zijn inkomsten, maar het kan ook zijn dat de bezittingen worden verkocht via een executieveiling.

Onbetaalde facturen verkopen

Heb je een openstaande factuur waarvan je weet dat de debiteur moet en kan betalen, maar zelf geen interesse of niet het geduld om bovenstaande traject door te lopen? Je kunt dan je openstaande facturen verkopen aan factoringbedrijven. Dit zijn speciale financieringsbedrijven die geld verdienen met het voorschieten van facturen. Drie aanbieders van factoring voor freelancers, zzp’ers en het mkb:

  • O2 Factoring
    Richt zich specifiek op zzp’ers en het mkb. Je kunt zelf kiezen welke facturen je wilt indienen. Na goedkeuring heb je binnen 24 uur het geld op je rekening. Zie website.
  • Freelance Factoring
    Factoring speciaal voor freelancers. Ideaal als je maar één of enkele facturen uitbesteden en klanten die snel betalen in eigen beheer wilt houden. Zie website.
  • Invoice Finance
    Heb je continu behoefte aan extra werkkapitaal? Invoice Finance biedt snel extra zakelijk krediet op basis van openstaande debiteuren. Zie website.

Onbetaalde facturen afboeken

Ondanks dat er meerdere opties zijn om onbetaalde facturen toch te kunnen innen, zijn er ook scenario’s waarbij dit niet lukt, of simpelweg niet de moeite waard is. Bij een klein bedrag kan het je omgerekend veel meer kosten dan opleveren, want vergeet niet dat alle uren die je erin steekt ook een waarde vertegenwoordigen. Maar ook in gevallen waarbij de debiteur failliet is gegaan, is overleden of met de noorderzon is vertrokken, zal je soms je verlies moeten nemen.

Het afboeken van onbetaalde facturen wordt crediteren genoemd. Aangezien je niet zomaar de oninbare factuur mag verwijderen uit je administratie, kun je hiervoor een creditnota aanmaken. Deze factuur heeft dezelfde eisen en opmaak als elke andere factuur, met als verschil dat de bedragen negatief zijn. Om verwarring te voorkomen kun je het woord ‘factuur’ vervangen door ‘creditfactuur’.

Betaalde btw terugvragen

Met het afboeken van de onbetaalde factuur heb je voldaan aan je administratieve plichten. Wanneer het gaat om een klein bedrag kun je ervoor kiezen om het hierbij te laten. Eventuele voorgeschoten btw zal hierdoor automatisch bij de volgende aangifte worden gecorrigeerd. Wel moet je dan kunnen aantonen dat de vordering oninbaar is, maar dat moet geen probleem zijn wanneer je bovenstaande stappen hebt gevolgd.