Incassobureau inschakelen

Een incassobureau inschakelen is voor veel ondernemers een grote stap. Maar als je zelf niet actief aan de slag gaat met openstaande facturen zit je soms voor niets op je geld te wachten. Uitleg over wat een incassobureau voor je kan betekenen, en wat je zelf moet doen voor je een incassotraject gaat starten.

Inhoud:

• Wat doet een incassobureau?
• Waarom een inschakelen?
• Het inschakelen van een incassobureau eng?
• Hoe verloopt een incasso-traject?
• Kosten van een incassobureau
• ‘Klant kwijt door incassobureau’

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau helpt bij het incasseren van facturen. Ze sturen een herinnering naar de klant als deze niet betaalt binnen de betalingstermijn, nemen contact op als ook na de herinnering de factuur open blijft staan en geven incasso-advies.

Als je net ondernemer bent geworden dan klinkt een bureau inschakelen misschien wat overdreven. Herinneren kun je toch prima zelf? Het klinkt ook vrij juridisch en starters zijn vaak bang voor de kosten van een incassobureau en de reactie van de klant. Maar als je wat langer bezig bent zul je ontdekken dat het herinneren van debiteuren niet leuk is om te doen, en dat het wel veel tijd kan kosten.

Wil je niet langer wachten op debiteuren? B2b-facturen kun je laten voorschieten door factoring. Een financier als Floryn kan de volgende werkdag al jouw factuur betalen.

Incassobureau heeft pas zin als jouw facturen en administratie op orde zijn

Het beheren van openstaande facturen is een belangrijk onderdeel tijdens het boekhouden en het debiteurenrisico kun je zelf vooraf actief beheren en beperken. Dit kan de noodzaak van een incassobureau enorm verminderen. Zorg dat je zaken vooraf goed regelt. Als jij onduidelijke facturen verstuurt, ze te laat verstuurt of niet herinnert, dan heeft een incassotraject geen enkele zin.

De eerste stap is dus het opzetten van een goede administratie, of het aanschaffen van een goed boekhoudprogramma. Heldere facturen met duidelijke betalingstermijnen en communicatie en gebruiksvriendelijke betalingsopties, zoals een iDeal-linkje direct op de factuur, maken het je klant makkelijk om snel te betalen. Zodra je niet-betalende klanten correct opvolgt en informeert, en de betaling blijft dan alsnog uit, kun je de vordering laten afhandelen door een incassobureau.

Het herinneren van debiteuren is niet leuk om te doen en kan veel tijd kosten.

Waarom een incassobureau inschakelen?

Een incassobureau inschakelen kost geld en je kunt zelf dus ook al veel doen om te zorgen dat je debiteur betaalt. Toch is het een feit dat helaas niet iedereen op tijd betaalt. Dat kan gebeuren als een klant het geld niet heeft, maar het gebeurt ook regelmatig dat iemand de moeite niet neemt om te betalen.

Als iemand werkelijk het geld niet heeft en failliet gaat dan kun je soms nog wel begrip opbrengen voor de situatie. Maar als jij geweldig werk hebt geleverd en de klus al maandenlang hebt voorgefinancierd, dan wil je gewoon dat ze snel betalen. Een incassobureau kan hierbij helpen. Soms omdat deze net wat meer druk leggen. Maar ook het feit dat jij de moeite neemt om een incassobureau in te schakelen kan klanten soms laten besluiten om toch maar te betalen. De volgende stap wordt namelijk echt juridisch.

Dat jij de moeite neemt om een incassobureau in te schakelen laat mensen soms al betalen.

Het inschakelen van een incassobureau eng?

Als je debiteuren uiteindelijk dubieuze debiteuren blijken te zijn zit er eigenlijk maar een ding op. Een incassobureau inschakelen. Dat klinkt strenger dan het eigenlijk is. Veel mensen denken bij een incassobureau gelijk aan boze deurwaarders die met verbaal en non-verbaal geweld het geld komen ophalen bij onschuldige mensen die een nota zijn vergeten over te maken. In de realiteit blijkt die situatie niet snel voor te komen.

Incassobureaus zijn eigenlijk niet meer dan simpele juridische hulpverleners met een specialisatie voor administratie. Ze gaan zelden zomaar naar de klant toe. Na het inschakelen starten ze meestal met het versturen van een herinnering. Afhankelijk van het bedrag en het traject dat je afspreekt kan dit een vriendelijke sms of whatsapp-berichtje zijn, maar ook een wat dwingendere aangetekende brief of telefoontje. Dat kun je dus zelf ook, maar omdat een incassobureau gespecialiseerd is in het op een juridisch correcte manier informeren over een betaling(sachterstand), hebben ze vaak meer succes.

Wanneer inschakelen: het verloop van een incasso-traject

Een incasso-traject heeft meestal een vast stappenplan. Want alhoewel je bij sommige klanten het risico van wanbetaling al vooraf aan ziet komen is het niet aan te raden deze direct na het versturen juridisch via een incassobureau te incasseren.

Een factuur heeft een vervaldatum, waarna je die normaal gesproken eerst herinnert. Deze stappen voeren de meeste ondernemers zelf nog uit om vervolgens pas een incassobureau in te schakelen. Zelfs als je op je klompen kunt aanvoelen dat een debiteur hier gewoon op zit te wachten moet je dus deze administratieve kosten maken. Dit soort kosten kun je dus het beste vooraf deels inplannen in je verkooptarief. Bij de tweede herinnering is de toon vaak wel gezet.

Bij een tweede herinnering is het belangrijk dat je vast aangeeft dat er bij de volgende stap administratiekosten in rekening worden gebracht, en is het handig om even te checken of deze wel goed is ontvangen. Komt daar nog steeds geen reactie op? Dan kun je beginnen aan de juridische stappen die nodig zijn om de factuur voldaan te krijgen. Te beginnen met een incassobureau en uiteindelijk de stap naar de rechtszaal. Al heb je dan ook een deurwaarder nodig.

Bij al deze stappen kan een incassobureau van hulp zijn. De meeste incassobureaus zijn ook bereid om zich zowel juridisch in de rechtszaal als fysiek bij het bezoeken van locaties van klanten in te zetten. Heb je regelmatig te maken met incassotrajecten? Dan kun je je afvragen of je niet alleen het incassotraject, maar misschien ook je debiteurenbeheer moet uitbesteden.

Kosten van een incassobureau

Wat de kosten zijn, is per incassobureau verschillend. Online kun je gemakkelijk offertes opvragen uit je eigen regio. Het inschakelen van een incassobureau kost geld maar meestal draait jouw debiteur voor die kosten op. Als je eerst zelf een factuur hebt gestuurd, vervolgens een herinnering stuurt en daarna pas een incassobureau inschakelt heb je recht om administratiekosten te maken die bovenop de bestaande factuur komen. Je dient dit wel vooraf te communiceren, bijvoorbeeld door dit op te nemen in de geldende algemene voorwaarden.

Wordt er niet betaald en ga je ook gerechtelijke stappen ondernemen? Dan krijg je te maken met een deurwaarder en het griffierecht. Dit zijn de kosten die de rechtbank in rekening brengt voor de rechtszaak.

De kosten van een incassobureau kun je in rekening brengen bij je je debiteur.

Hoeveel je gedurende het hele traject in rekening brengt kun je zelf beïnvloeden maar er is in de markt wel een standaard voor ontstaan die juridisch het sterkste staat. Hoeveel dit is, hangt af van het factuurbedrag. Zo kun je voor een factuur van 250 euro ongeveer veertig euro exclusief btw in rekening brengen voor incassokosten, en bij een factuurbedrag van vijfduizend euro is ongeveer zeshonderd euro aan incassokosten gangbaar. Daar bovenop kun je wettelijke rente rekenen. Met dit geld kun je het ingeschakelde incassobureau betalen en als het incassotraject succesvol is houd je er soms zelfs geld aan over.

‘Klant kwijt door incassobureau’

De kans is aanwezig dat na het inschakelen van een incassobureau jouw relatie met je klant verslechtert. Aan de andere kant was die misschien al minder goed dan jij dacht, want aan klanten die niet betalen heb je tenslotte niet veel. Ze geven je kopzorgen, en het incasseren van gestuurde facturen is vaak vervelend werk waarbij al snel veel negatieve energie vrijkomt. Dat werk kun je dus, soms zelfs vrijwel no-cure-no-pay of tegen zeer geringe kosten voor jouw kant, uitbesteden. Eigenlijk is dat incassobureau dus lang niet zo vervelend of duur als het lijkt!

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een incassobureau inschakelen zijn:

Een incassobureau inschakelen: wanneer doe je dat?

Er is geen gouden formule wanneer je het beste hulp kunt inschakelen. Zorg allereerst voor een duidelijke factuur inclusief vervaldatum. Voor de tweede herinnering kun je er al een inschakelen, maar die kosten kun je nog niet doorberekenen naar de klant.

Als je het bij de tweede factuur duidelijk aangeeft kun je vanaf dat moment de (administratie)kosten doorberekenen. Daarna kun je beginnen aan de juridische stappen om de factuur voldaan te krijgen. Te beginnen met een incassobureau en uiteindelijk de stap naar een deurwaarder.

wat kost een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn afhankelijk van de diensten die je afneemt. Er zijn bureaus die op basis van no-cure-no-pay werken. Vaak werken ze met vaste prijzen die zijn gebaseerd op de hoogte van de factuur en meestal adviseren ze je een incassotraject waarbij deze kosten voor rekening komen van je debiteur.

Van de deurwaarder liggen de ambtelijke kosten, zoals van het beslag leggen of dagvaarden, vast. Deze kosten komen vaak voor rekening van je debiteur en meestal kun je tussentijds nog besluiten of je het wel zover wilt laten komen.

Hoe verloopt een incasso-traject?

Elk incassobureau heeft zijn eigen werkwijze en elk traject is natuurlijk verschillend. Toch zijn er wel vaste stappen die bijna altijd genomen worden. Denk aan het versturen van een factuur, afwachten van de eerste vervaldatum en de eerste herinnering. Wil je ook dit traject liever niet afwachten? Dan is factoring, het voorfinancieren van debiteuren, misschien een betere oplossing voor jou.

Ik wil beslag leggen op spullen, of iemand voor de rechter dagen!

Een incassobureau heeft niet het recht om beslag te leggen op spullen en kan iemand ook niet zomaar voor de rechter dagen. Daarvoor heb je een deurwaarder nodig. Dit is openbaar ambtenaar en deze heeft de wettelijke status om een casus voor te leggen aan een rechter. Ook mag deze beslag leggen op iemands spullen of inkomsten.

Beide werken vaak intensief samen waarbij het incassobureau het voorwerk doet en juridische bewijsmateriaal verzamelt, en de deurwaarder vervolgens de beslaglegging of juridische procedure afhandelt.

Vanaf welk bedrag is een incassobureau rendabel?

vanaf welk bedrag je een incassobureau moet inschakelen ligt helemaal aan jouw relatie met jouw debiteur. Kleine opdrachten heb je misschien minder sterk vastgelegd. Dan staan deze juridisch gezien niet altijd even sterk. Ook is het goed om vooraf in te schatten of de debiteur wel in staat is om te betalen.

Is jouw case wel waterdicht en vind je het vervelend dat jouw debiteur niet gewoon netjes zijn rekening betaalt? Dan kan een kleine schuld al rendabel zijn om juridisch een zaak van te maken.

Voor de incassokosten is namelijk een minimumbedrag bepaald, waardoor het ook al bij kleine bedragen een incassotraject mogelijk is.