menu

Incassobureau inschakelen

Stel je eens voor. Je hebt een bedrijf opgericht, reclame gemaakt, en na enkele stukgelopen offertes eindelijk een klant binnen weten te slepen voor een opdracht waar je flink mee aan de slag kon. De klus ging fantastisch en je hebt geweldig werk afgeleverd. Alles gaat volgens het boekje tot de allerlaatste stap in het proces. Je stuurt een factuur om betaald te krijgen en vervolgens wordt deze niet voldaan. Zelfs na enkele herinneringen staat er maanden later nog geen geld op je rekening. Wat doe je dan?!

Deze situatie heet het debiteurenrisico en alhoewel het een proces is waar vrijwel geen enkele starter rekening mee houdt, krijgt bijna elke ondernemer er regelmatig mee te maken. Het debiteurenrisico kun je zelf vooraf actief beheren en beperken maar een incassobureau inschakelen is uiteindelijk de enige keuze. Tenminste, als je vooraf je zaken goed geregeld hebt. Als jij facturen niet of laat verstuurt, of zelf geen herinneren verstuurt, dan heeft een incassotraject geen enkele zin. De eerste stap is dus het opzetten van een goede administratie, of het aanschaffen van een goed boekhoudprogramma. Zodra je niet-betalende klanten correct opvolgt en informeert, en de betaling blijft dan alsnog uit, kun je de vordering laten afhandelen door een incassobureau.

Het inschakelen van een incassobureau eng?

Als je debiteuren uiteindelijk dubieuze debiteuren blijken te zijn zit er eigenlijk maar een ding op. Een incassobureau inschakelen. Dat klinkt strenger dan het eigenlijk is. Veel mensen denken bij een incassobureau gelijk aan boze deurwaarders die met verbaal en non-verbaal geweld het geld komen ophalen bij onschuldige mensen die een nota zijn vergeten over te maken.
In de realiteit blijkt die situatie niet snel voor te komen. Een incassobureau is eigenlijk niet meer dan een simpele juridische hulpverlener met een specialisatie voor administratie. Ze gaan zelden zomaar naar de klant toe. Meestal begint het met opties die je zelf ook zou kunnen uitvoeren, zoals het versturen van een aangetekende brief, een telefoontje of andere herinnering. Maar omdat een incassobureau gespecialiseerd is in het op een juridisch correcte manier informeren over een betaling(sachterstand), hebben ze vaak wel succes.

Incassobureau duur en vervelend?

Het inschakelen van een incassobureau kost geld maar meestal draait jouw debiteur voor die kosten op. Als je eerst zelf een factuur hebt gestuurd, vervolgens een herinnering stuurt en daarna pas een incassobureau inschakelt heb je recht om administratiekosten te maken die bovenop de bestaande factuur komen. Je dient dit wel vooraf te communiceren, bijvoorbeeld door dit op te nemen in de geldende algemene voorwaarden.

Hoeveel je in rekening brengt kun je zelf beïnvloeden maar er is in de markt wel een standaard voor ontstaan die juridisch het sterkste staat. Hoeveel dit is, hangt af van het factuurbedrag. Zo kun je voor een factuur tot 250 euro ongeveer 37,- excl. BTW in rekening brengen voor incassokosten, en bij een factuurbedrag van vijfduizend euro is ongeveer zeshonderd euro aan incassokosten gangbaar. Daar bovenop kun je wettelijke rente rekenen. Met dit geld kun je het ingeschakelde incassobureau betalen en in veel gevallen houd je er dan zelfs geld aan over.

‘Klant kwijt door incassobureau’

De kans is aanwezig dat na het inschakelen van een incassobureau jouw relatie met je klant niet beter wordt. Aan de andere kant is het natuurlijk de vraag hoeverre jij zou moeten accepteren dat die relatie eigenlijk al niet zo goed was. Aan klanten die niet betalen heb je tenslotte niet veel. Ze geven je kopzorgen, en het incasseren van gestuurde facturen is vaak vervelend werk waarbij al snel veel negatieve energie vrijkomt. Dat werk kun je dus, soms zelfs vrijwel no-cure-no-pay of tegen zeer geringe kosten voor jouw kant, uitbesteden. Eigenlijk is dat incassobureau dus lang niet zo vervelend of duur als het lijkt!

Incasso vooral een juridisch traject

Alhoewel je bij sommige klanten het risico van wanbetaling al vooraf aan ziet komen is het niet aan te raden deze direct na het versturen juridisch te incasseren. Een factuur heeft een vervaldatum, waarna die gewoonlijk eerst herinnerd wordt. Deze stappen voeren de meeste ondernemers zelf nog uit om vervolgens een incassobureau in te schakelen. Zelfs als je op je klompen kunt aanvoelen dat een debiteur hier gewoon op zit te wachten moet je dus deze administratieve kosten maken. Dit soort kosten kun je dus het beste vooraf deels inplannen in je verkooptarief. Bij de tweede herinnering is de toon vaak wel gezet.

Deze wordt vaak aangetekend verstuurd, waardoor het bij deze herinnering gangbaar is om ook met administratiekosten te komen. Komt daar nog steeds geen reactie op? Dan kun je beginnen aan de juridische stappen die nodig zijn om de factuur voldaan te krijgen, tot uiteindelijk de stap naar de rechtszaal.

Bij al deze stappen kan een incassobureau van hulp zijn. De meeste incassobureaus zijn ook bereid om zich zowel juridisch in de rechtszaal als fysiek bij het bezoeken van locaties van klanten in te zetten.