Fooi en de administratie
Betaalt een klant meer dan er in rekening is gebracht? Een fooi is natuurlijk een mooi compliment, en een fijn financieel extraatje. Let wel op dat je deze fooi administratief goed verwerkt en geen fouten maakt met de btw. Is de fooi voor medewerkers? Dan kan het helemaal buiten de boekhouding om.
Inhoud:
- Fooien in de boekhouding
- Moet je over de fooi btw rekenen?
- Boeken als loon, of als extraatje?
- De fooi (administratief) verdelen
- Wel of niet in de boekhouding?
- Fooien opeisen als werkgever
- Fooi bij een online betaling
Fooien in de boekhouding verwerken
Meestal is een administratie opzetten eenvoudig maar sommige sectoren hebben wel eigen unieke kenmerken voor de boekhouding, zoals fooi in de horeca of taxibranche.
In deze sectoren is het gebruikelijk dat klanten naast de verplichte vergoeding een fooi geven, maar ook daarbuiten komt het soms voor. Bij servicegerichte bedrijven kunnen de inkomsten uit fooien zelfs vrij hoog oplopen.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.
Moet je over de fooi btw rekenen?
Over ontvangen fooien hoef je geen btw te rekenen als het gangbaar is dat je in jouw branche fooien ontvangt. Dit geldt ook wanneer de fooi niet aan het personeel is gericht, maar aan jou als ondernemer. Ook als je zelf dus fooien ontvangt hoef je hier geen btw over te rekenen.
Zijn fooien gangbaar in jouw branche? Dan hoef je er geen omzetbelasting over te rekenen.
De ontvanger van de fooi moet wel de tips bijhouden in een eigen administratie, en opgeven bij de inkomstenbelasting. Als je dus als zelfstandig ondernemer fooi ontvangt moet je deze in de boekhouding meenemen en als fooien gangbaar zijn in jouw branche kun je deze exclusief omzetbelasting boeken. Is in jouw branche fooi niet gangbaar dan moet je over dit extraatje wel btw afdragen aan de belastingdienst.
Om de verschuldigde btw te berekenen vermenigvuldig je de fooi met 21/121 (bij 21% btw). Dit bedrag geef je vervolgens op in je btw-aangifte. Om je administratie sluitend te krijgen, vermeld je in je boekhoudprogramma de fooien los, zodat duidelijk is welke extraatjes je in een periode hebt ontvangen.
Fooi boeken als loon, of als extraatje?
Vaak neemt de ober of de serveerster dit extraatje in ontvangst, maar ook de kwaliteit van het eten of drinken of de gezellige ambiance van de horecagelegenheid spelen een rol. Veel gelegenheden verzamelen daarom alle fooien voor het personeel in een pot, en verdelen dit periodiek onder alle werknemers.
Al zijn er ook horecabazen die ervoor kiezen om ieder z’n eigen verdiende fooiengeld te laten houden, met de achterliggende gedachte dat dit ieder personeelslid drijft om zo goed mogelijk zijn of haar best te doen.
In de horeca worden fooien van het personeel vaak verzameld en verdeeld.
De fooi (administratief) verdelen
Of het geld nu onderling verdeeld wordt of direct naar de persoon gaat die de tip in ontvangst heeft genomen, de meeste horecabazen kiezen ervoor om de verantwoordelijkheid van de (verdeling van de) fooien bij de medewerkers te leggen. De werkgever deelt zelf niet mee.
Niet alleen omdat de onderneming er dan zelf geen omkijken naar heeft, maar vooral omdat het zo buiten het loon en dus de salarisadministratie valt. Je hoeft er als werkgever dan geen loonbelasting, premies, volksverzekeringen en vakantiegeld over te betalen.
Veel werkgevers leggen de (verdeling van) fooien bij medewerkers. Dan valt het buiten de administratie.
Fooi wel of niet in de boekhouding?
Regel je als werkgever de verdeling van de fooien zelf, dan wordt het niet alleen als belastbaar inkomen gezien, maar dan moet je over de uitkering ook premies afdragen en het in de boekhouding verwerken. Gaat het buiten het loon om, dan is dat niet nodig. Daarom is fooi meestal buiten het salaris om geregeld.
Medewerkers moeten ontvangen fooi zelf bijhouden en opgeven bij de aangifte inkomstenbelasting.
Werknemers moeten er soms wel inkomstenbelasting over betalen. Ze moeten de ontvangen extraatjes zelf administratief bij de belastingdienst als inkomen opgeven, bij de aangifte inkomstenbelasting. Of ze dit ook doen is de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.
Werkgever mag fooien niet opeisen of ruilen
Werkgevers mogen de fooi niet zelf houden of ruilen voor andere extraatjes. Ook niet als het financieel slecht gaat of wanneer het personeel een hoog brutosalaris of bijvoorbeeld al gratis maaltijden krijgt.
De Hoge Raad is van mening dat werkgevers van fooien van het personeel moeten afblijven. Ook is het niet toegestaan om de fooi op het loon in te houden, omdat het wordt gezien als een extraatje boven op de normale betaling aan het personeel.
Net als in de horeca is het in de taxibranche gebruikelijk dat de chauffeurs in de vorm van fooien een kleine toelage krijgen bovenop hun salaris. Als de klant dit geld rechtstreeks aan de werknemer betaalt, is de chauffeur over de fooi geen btw verschuldigd. Dit gaat niet op wanneer de chauffeur de fooi ontvangt in de naam van zijn werkgever, maar in de praktijk komt dit nauwelijks voor.
Hoe verwerk je de fooi bij een online betaling?
Bij bovenstaande voorbeelden is uitgegaan van een contante betaling. Vaak rekenen klanten fooien online af. Dan ontvangt niet de werknemer, maar de ondernemer het extra geld.
In de wet is vastgelegd dat ook deze fooien buiten de met btw te belasten vergoeding blijft, zolang de ondernemer de bedragen doorbetaalt aan zijn medewerker(s).
Goede kassa-software kan automatisch het onderscheid maken tussen de fooi en de betaling. Hiermee bespaar je veel tijd in het bijhouden van de boekhouding.
Dit kun je oplossen door fooien, die met een creditcard- of pinbetaling zijn voldaan, uit de kas te halen en in een fooienpot te stoppen. Soms biedt kassasoftware ook een optie om de fooi direct naar een andere rekening over te boeken.
Van een taxichauffeur die in loondienst is, komt de fooi op de bedrijfsrekening van de werkgever. Die kan met behulp van de rittenregistratie eenvoudig kan achterhalen voor wie de tip is bedoeld.