menu

Factuurnummers bepalen

Facturen zijn aan regels gebonden en je mag niet zelf je factuurnummers bepalen. Tenminste, niet helemaal. Wel mag je er zaken aan vast plakken, of met een ander nummer beginnen. Zolang ze maar voldoen aan de regels van de belastingdienst. Die vereist dat factuurnummers opvolgend zijn en een zekere logica bevatten.

Als je een factuur maakt ben je gebonden aan enkele voorwaarden. De meeste van die voorwaarden kun je direct vergeten want daar voldoe je automatisch wel aan. Denk aan het toevoegen van het juiste bedrag of betalingsmogelijkheden. Deze voeg je automatisch toe om ervoor te zorgen dat de klant deze overmaakt.

Een duidelijk factuurnummer is een van de regels die bij starters nog best vaak fout gaat. Bij controle van een belastinginspecteur is de kans groot dat hij hier dus even naar kijkt. Factuurnummers mag je namelijk niet zomaar verzinnen. Je bent verplicht om duidelijke opvolgende factuurnummers te hanteren. Was je vorige factuurnummer 43, dan ben je dus verplicht om je volgende factuurnummer 44 te gebruiken.

Factuur onjuist of niet betaald? Dan crediteren!

Wordt de factuur niet betaald? Dan kun je deze dus niet zomaar verscheuren want dan ontstaan er gaten in de boekhouding. Dit is ook precies een van de redenen waarom ze opvolgend moeten zijn. Het is een van de controlepunten voor de belastingdienst om te zien of al je facturen wel in je boekhouding zijn verwerkt. Als een factuur niet betaald wordt, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is gegaan of omdat je een verkeerd bedrag op de factuur had gezet en de klant dit dus niet wil betalen, dan moet je deze crediteren. Dat betekent dat je een nieuwe factuur maakt, met een negatief bedrag. Die krijgt vervolgens weer een nieuw nummer, waarmee de boekhouding weer rechtgetrokken wordt.

Als je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma zul je zien dat dit dus een van de weinige velden is die niet of lastig is aan te passen. Meestal wordt je factuurnummer automatisch bepaald door de software. Wel kun je bij het opzetten van je administratie instellen hoe het factuurnummer bepaald moet worden. Maak je je facturen met Office-programma’s als Word en Excel? Dan moet je handmatig je factuurnummers invoeren.

Je mag zelf het eerste factuurnummer bepalen

Je factuurnummer moet dus opvolgend zijn. Wel heb je een zekere vrijheid met wat je voor dat getal zet, en met welk getal je begint. Als jij net begonnen bent met ondernemen en het knullig vindt overkomen om jouw klant een factuur te sturen met nummer 1, dan mag je die klant ook een factuur sturen met een hoger factuurnummer, zodat die het niet gelijk ontdekt. De eerste factuur mag best nummer 60 zijn, alleen ben je dan bij de volgende factuur verplicht om 61 te gebruiken. Als je dus maar één klant hebt zal die dat wel kunnen opmaken uit je factuurnummers. Daar kun je dan weinig aan veranderen.

Wat veel wordt gedaan is een jaartal toevoegen aan factuurnummers, zodat er geen overlap is. Dan krijg je factuurnummers als 2017-12 of 1712, waarbij 17 verwijst naar het jaar waarin de factuur gemaakt is.

Lange factuurnummers van grote bedrijven

Grote bedrijven hanteren soms bijzonder lange factuurnummers. Hebben die dan zoveel klanten? Dat ook, maar ze gebruiken deze ook om de boekhouding mee te automatiseren. Het factuurnummer komt vaak in de omschrijving van een betaling terug. Administratiesoftware herkent de nummers, en hierdoor worden deze automatisch verwerkt in de boekhouding.

Mede om die reden willen grote bedrijven soms wat meer informatie bij een betaling achterhalen. Ze zetten bijvoorbeeld een klantnummer of projectnummer voor het factuurnummer. Zo kunnen ze sneller via zoekfuncties de betaling vinden of overzichten maken. Ze kunnen via een zoekopdracht op het klantnummer direct zien welke facturen deze heeft betaald. Voor de belastingdienst is dit geen probleem, zolang de factuurnummers zelf maar duidelijk te achterhalen en opvolgend zijn.

Als jij een factuur hebt met factuurnummer 44, mag je daar zaken aan toevoegen zolang de factuurnummers maar duidelijk terug te vinden zijn door die informatie weer weg te denken. Je mag er dus best 1612-44 van maken waarbij 16 je klantnummer, 12 je projectnummer en 44 je werkelijke factuurnummer is.

De controle vanuit de belastingdienst

De belastingdienst vereist dat je factuurnummers logisch en opvolgend zijn. Extra info zoals klantnummers of projectnummers zijn voor de belastingdienst niet zo relevant. Bij een controle kun je aangeven dat je factuurnummers altijd te herkennen zullen zijn door bijvoorbeeld de eerste 4 cijfers weg te denken, als dit je project- of klantnummers zijn. Er blijft dan automatisch een opvolgend factuurnummer over.