Combined Shape menu

Factureren

Voor de meeste ondernemers is factureren – het sturen van facturen naar klanten – het leukste onderdeel van de boekhouding. Toch blijkt uit de praktijk dat veel ondernemers fouten maken tijdens de facturatie. Door hier vooraf goed over na te denken kunnen ondernemers veel tijd en geld besparen.

FacturerenSimpelweg betekent factureren het maken en versturen van een rekening naar een zakelijke klant. Een rekening en een factuur is dus in theorie hetzelfde, met als verschil dat een rekening alleen als doel heeft om iemand te informeren wat hij moet betalen en dat een factuur ook belangrijke bewijslast is voor de boekhouding. Deze moet kunnen worden gecontroleerd en dus zijn er enkele voorwaarden aan facturen gesteld.

Factureren niet zonder regels

De belastingdienst heeft regels opgelegd waaraan elke factuur moet voldoen. De meeste punten daarvan lijken logisch. Zo moet het bedrag duidelijk worden genoemd, en moet duidelijk zijn wie de factuur verstuurt, en wie hem ontvangt. Zowel jouw KvK-nummer, bedrijfsnaam en adresgegevens als die van je klant moeten dus duidelijk worden genoemd.

Daarnaast moeten de bedragen duidelijk zijn en moet er omschreven staan waar het precies om gaat. Gaat het om goederen? Dan dien je dus ook te vermelden om hoeveel artikelen het gaat en wanneer de levering plaatsvond. Soms gelden aangepaste regels voor het factureren.

Deze punten zijn allemaal vrij voor de hand liggend, en gaan dus meestal goed. Waar het vaker op misgaat zijn het factuurnummer, de factuurdatum, onduidelijkheid rond de btw, of het noemen van alleen een postbus als adres. Goede facturatiesoftware kan hierbij helpen, maar sluit ook niet alle fouten uit.

Factuurnummer en -datum

Facturen zijn belangrijke bewijzen voor de administratie en moeten dus duidelijk geordend zijn. Dat zijn ze deels door de factuurdatum, noem deze dus ook! Maar het kan zijn dat je niet elke dag bezig bent met factureren, en er dus op een dag in de week opeens tientallen maakt. Om hier een duidelijke volgorde in te maken is het belangrijk dat je facturen nummert, en dat de nummering het hele (kalender)jaar continu oploopt.

Niet alleen is het gemakkelijk voor jou om een betaling snel terug te kunnen vinden, ook je klant verwacht een duidelijk factuurnummer. De meeste klanten noemen deze bij de betaling, waardoor je je administratie hiermee deels kunt automatiseren. Facturatiesoftware nummert je facturen meestal automatisch. Maak je facturen handmatig? Zorg dan dat je een duidelijk systeem hebt om facturen opvolgend en foutloos te nummeren!

Vergeet de btw niet!

Veel fouten tijdens het factureren hebben te maken met de omzetbelasting. Soms is de berekening verkeerd. Startende ondernemers willen ook nog wel eens vergeten om btw te noemen op de factuur. Ondernemers die hier al langer bekend mee zijn zullen dit meestal wel noemen en juist berekenen, toch gaat het daar ook wel eens mis.

Bijvoorbeeld omdat ze te duidelijk het btw-bedrag noemen, en de klant per ongeluk dit als totaalbedrag ziet en overmaakt, of omdat alleen het bedrag of percentage is genoemd. Het is verplicht om beiden op de factuur te vermelden. Zorg dat de btw duidelijk te vinden is en dat de klant ziet welk bedrag hij moet overmaken.

Zorg ook dat je eigen btw-nummer op de factuur vermeld staat. Nederlandse bedrijven zullen de factuur vaak nog wel betalen, maar buitenlandse klanten zullen altijd eerst het btw-nummer willen kunnen controleren. Daarnaast is het verplicht om het btw-nummer op de factuur te noemen.

Duidelijke adresgegevens

Het is belangrijk dat je vestigingsadressen noemt op de factuur. Zelfs als je daar nooit afspreekt en daar ook liever geen post ontvangt. Niet alleen verplicht de belastingdienst je dit, ook is het verstandig omdat een deurwaarder weinig met een postbus kan.

Bied meerdere betaalmethoden

BetaalmethodenDaarnaast maken ondernemers het zichzelf moeilijk door maar één betaalmethode aan te bieden en geen betalingstermijn te noemen. Vrijwel elke ondernemer noemt een IBAN op zijn factuur. Deze is gangbaar, en veel bedrijven kunnen hiermee uit de voeten. Maar het is ook omslachtig: je moet hiervoor inloggen bij de bank, en alles handmatig invoeren. Het is niet verplicht om meerdere betalingsmethoden te bieden, maar een factuur die lastig is om te betalen belandt al snel op de stapel met andere administratie.

Je maakt het zowel je klant als jezelf makkelijker als je ook een betaalmethode als iDeal aanbiedt op de factuur. Dan hoeft er niets meer te worden overgetypt, wat het aantal fouten verkleint. Zeker zzp’ers die veel met hun telefoon e-mailen, zullen de factuur vaak direct bij binnenkomst betalen als er een iDeal-betaallink in verwerkt zit die direct de app van hun huisbank opent.

Bij sommige boekhoudprogramma’s is het zelfs mogelijk om ook via creditcard of internationale betaalmethoden als PayPal te betalen. Zeker als je ook klanten uit het buitenland hebt, kan dit wonderen doen voor je debiteurenbeheer.

Betalingstermijn

Veel ondernemers factureren zonder factuurdatum, ook al is deze wel verplicht. Daarnaast zijn er veel bedrijven die op hun facturen geen betalingstermijn noemen. Dan kun je deze na één of twee maanden wel herinneren, maar juridisch gezien klopt dat niet.

Ondernemers zijn vaak bang om een korte betalingstermijn te noemen. Toch blijkt regelmatig dat een kortere betalingstermijn ook zorgt voor een snellere betaling, en dus uiteindelijk minder gedoe tijdens het debiteurenbeheer. Een trucje dat soms ook goed werkt is om klanten te belonen bij een snelle betaling.

Factureren valt deels te automatiseren

Veel ondernemers vinden factureren best een leuke bezigheid, maar de totale boekhouding een tijdrovende klus. Door goed te factureren kun je daar veel tijd besparen. Zo helpt het als je goede software hebt dat ervoor zorgt dat de facturen aan de regels van de belastingdienst voldoen, je helpt bij het herinneren van facturen en inkomende facturen gemakkelijk laat inboeken. Bijvoorbeeld via een app op je mobiele telefoon.

Drie softwarepakketten die het factureren deels automatiseren zijn:

Invalid SWV authentication key

Door je facturatie en debiteurenbeheer deels te automatiseren bespaar je niet alleen veel tijd tijdens het factureren, het verkleint ook de kans op fouten en helpt bij het maken van overzichten. Dat levert tijdwinst op bij belastingaangiftes, en heeft meestal ook als resultaat dat jij als ondernemer beter op de hoogte bent van hoe jouw onderneming financieel draait.