Factureren
Factureren is het maken en versturen van facturen. Nieuwe ondernemers maken soms veel fouten tijdens de facturatie. Met een goede structuur bevat jouw factuur altijd de juiste inhoud, volgens alle regels van de belastingdienst. Door bepaalde stappen te automatiseren met software, kun je veel tijd besparen.
Inhoud:
Wat is factureren?
Factureren betekent het maken en versturen van een rekening naar een zakelijke klant. De meeste ondernemers regelen de facturatie zelf.
Factureren is een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Er zijn regels waar facturen aan moeten voldoen. Je hebt ze nodig voor de boekhouding en je moet de facturen 7 jaar bewaren. Handige software kan hierbij helpen.
Zelf facturen maken in Excel en Word
Je kunt digitaal facturen maken in Excel en Word. Er zijn regels wat je op een factuur moet vermelden, maar niet hoe je deze opstelt. Als je maar weinig facturen hebt kun je dus factureren via Excel. Er zijn zelfs ondernemers die de hele boekhouding in Excel en Word regelen.
Wanneer je bedrijf groeit, is er betere software voor de facturatie. Bij het zelf maken van facturen in Excel loop je al snel de kans dat er iets misgaat. Een tikfout is zo gemaakt en als je factureert via Excel moet je alle berekeningen zelf invoeren. Facturatieprogramma’s automatiseren taken.
Je mag factureren in Excel, maar er zijn betere oplossingen.
Gelijk aan de slag met professionele Excel-templates? Online kun je eenvoudig sjablonen downloaden voor Excel-facturen. Voor eenmalig 97 euro heb je complete boekhoudtemplates.
Online factureren
Facturen maken met Word en Excel kost veel tijd. Met facturatie-software kun je snel digitale facturen maken en versturen in je eigen huisstijl. Deze voldoen direct aan alle regels van de belastingdienst. Drie softwarepakketten waarmee je online kunt factureren:
Gratis voor alle starters: Maak, beheer en verstuur je facturen met de facturatie-module van e-Boekhouden.nl. Factureer online in eigen huisstijl, waardoor je uitstraling en identiteit behouden blijft. Heb je een zakelijke rekening? Dan kun je klanten je facturen direct laten betalen via iDEAL.
Met enkele simpele handelingen is een factuur zo gemaakt en direct per e-mail (als PDF en UBL) verstuurd. DigiBTW biedt facturatie- en boekhoudsoftware speciaal voor zzp'ers. Incl. facturatie, uren- en rittenregistratie en meer.
In minder tijd je administratie gedaan, zonder kennis van boekhouden? Het kan met SnelStart. Onbeperkt offertes en facturen sturen. Je btw-aangifte is zo geregeld. En dat voor een vast bedrag per maand + de eerste 30 dagen gratis.
Digitaal factureren is makkelijk en snel. Bovendien verkleint de software de kans op fouten.
Online factureren kan veel tijd besparen. Zo kun je met een app op je mobiele telefoon sneller inkomende facturen inboeken. Ook kan facturatiesoftware helpen met belastingaangiftes, of het herinneren aan een factuur. Met elektronisch factureren kun je het debiteurenbeheer zelfs deels automatiseren.
Online factureren gaat verder dan een e-mail met pdf
Als ondernemers digitaal factureren dan versturen ze de facturen vaak per e-mail via een pdf of Word-document. Dat klinkt misschien goed maar het versturen van die e-mails, of het opslaan van die bijlagen, gebeurt vaak nog handmatig.
Deze handmatige verwerking kost niet alleen veel tijd, maar ook geld. En een foutje is natuurlijk zo gemaakt. Hiervoor is een nieuwe standaard ontwikkeld: UBL-facturen. Dit zijn digitale bestanden met een vaste structuur, waarvan een boekhoudsysteem de gegevens gemakkelijk kan lezen en verwerken.
Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.
Digitaal UBL-facturen maken en verzenden
Zoals je een digitaal document of formulier vaak als pdf verstuurt, zo zijn er ook standaarden voor factureren. UBL (Universal Business Language) is een internationale standaard en is door de Nederlandse overheid en andere landen in Europa gekozen als dé standaard voor factureren.
Elektronisch factureren met een UBL-bestand maakt het mogelijk dat boekhoudsoftware deze direct kan inlezen en verwerken. Je klant kan deze naar een speciaal e-mailadres sturen, of je verstuurt ze zelf door zodra je ze per mail ontvangt. Ze staan dan direct in het programma en dat vermindert menselijke fouten.
Omdat software e-facturen automatisch inboekt worden UBL-bestanden soms sneller verwerkt. Nog niet alle boekhoudsoftware kan UBL-facturen verwerken. Je kunt facturen daarom het beste zowel als pdf-factuur en in UBL-formaat versturen.
UBL is in Europa gekozen als de standaard voor facturen.
Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.
Regels voor factureren
De belastingdienst heeft regels opgelegd waaraan elke factuur moet voldoen. Zaken die je op elke factuur moet vermelden zijn:
- Naam & adres (zowel van jou als klant)
- Btw-nummer of btw-ID
- KvK-nummer
- Uniek factuurnummer
- Datum waarop de factuur is gemaakt
- Omschrijving van de geleverde diensten/goederen (aantal/leverdatum)
- Btw-percentage (0, 9 of 21 procent)
- Bedrag exclusief btw
- Btw-bedrag in euro’s
- Totaalbedrag voor de klant
Maak je facturen handmatig? Zorg dan voor een duidelijk systeem om facturen opvolgend en foutloos te nummeren en noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Houd rekening met een debiteurenadministratie en factureer indien nodig (deels) vooruit.
Zelfs op een digitale factuur is het belangrijk dat je vestigingsadressen noemt. Zowel van jou, als van de klant. Ook als je daar nooit afspreekt of post ontvangt. Niet alleen verplicht de belastingdienst je dit, een deurwaarder kan ook weinig met een factuur waarop alleen een postbus staat vermeld.
Vermeld het bedrag inclusief en exclusief btw
Veel fouten tijdens het factureren ontstaan door de omzetbelasting. Soms is de berekening verkeerd. Startende ondernemers vergeten soms om btw te noemen op de factuur.
Ondernemers die al langer bestaan noemen en berekenen het wel, toch gaat het daar ook soms mis. Bijvoorbeeld omdat het onduidelijk is wat het bedrag met of zonder btw is, en de klant de factuur zonder btw overmaakt.
Een factuur is direct geldig
Let op dat als je een factuur maakt deze direct meetelt voor de omzetbelasting. Als je aan het einde van het kwartaal factureert, moet je dus de maand erop al hierover omzetbelasting afdragen. Ook over de nog onbetaalde facturen. Houd rekening met voldoende werkkapitaal of wacht even met factureren en stuur ze pas op de eerste dag van een nieuw kwartaal.
Bied meerdere betaalmethoden
Vrijwel elke ondernemer noemt een IBAN op de factuur. Facturen betalen per IBAN is gangbaar maar het is ook omslachtig: je moet hiervoor inloggen bij de bank, en alles handmatig invoeren. Een factuur die lastig is om te betalen belandt al snel op de stapel met andere administratie. Je maakt het zowel je klant als jezelf makkelijker als je op digitale facturen ook een betaalmethode als iDEAL of creditcard-betalingen aanbiedt.
Wil je dat klanten de factuur snel betalen? Bied dan ook betalingsmogelijkheden als iDeal of Paypal aan.
Bij een digitale factuur met online iDEAL-betaallink hoeft de klant niets over te typen, wat het aantal fouten verkleint. Zeker zzp’ers die veel met hun telefoon werken, betalen de factuur vaak direct bij binnenkomst als er een iDEAL-link in verwerkt zit die direct de app van hun huisbank opent.
Bij sommige boekhoudprogramma’s kun je via de betaallink ook ook creditcard- of internationale betaalmethoden als PayPal aanbieden. Zeker als je ook buitenlandse klanten hebt, kan dit wonderen doen voor je debiteurenbeheer.
Factuur onjuist? Dan maak je een creditfactuur
Factuurnummers zijn opvolgend en een factuur kan dus niet opeens vervallen en verdwijnen. Zijn bedragen veranderd of facturen komen te vervallen? Bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of omdat er fouten op de factuur staan? Dan kun je hiervoor een creditfactuur maken.
De oude factuur blijft dan in de boekhouding bestaan maar verreken je met een nieuwe extra factuur. Die heeft een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat. De creditfactuur krijgt een eigen factuurnummer. Hiermee maak je de administratie weer in orde.
Veelgestelde vragen
Enkele veelgestelde vragen over factureren zijn:
Hoe kan ik foutloos en snel online factureren?
Je mag je factuur maken zoals jij dat wilt, zolang de inhoud maar voldoet aan de regels van de belastingdienst. Je kunt dus factureren in Excel en Word. Als je snel en goed facturen wilt maken en versturen kun je ook online factureren met een facturatieprogramma.
Hoe kan ik facturen verwerken in de boekhouding?
De facturatie is een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Je moet facturen bewaren en de bedragen bijhouden in een winst- en verliesrekening. Het makkelijkste doe je dit via een boekhoudprogramma, maar je mag ook in Excel boekhouden.
Wanneer moet ik factureren?
Als ondernemer moet je factureren. De belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering of afronding van een opdracht de factuur maakt. Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober, november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven. Ook niet als dit fiscaal voordeliger is. Al is het aan jou om te bepalen wanneer een opdracht écht is afgerond.
Kan ik facturen maken als particulier?
Je kunt als particulier een rekening sturen als je iets verkoopt. Een factuur is een ander woord voor rekening, of nota. Met als verschil dat een factuur ook bewijslast is voor controles van de belastingdienst. Bij bedrijven zijn de facturen onderdeel van de boekhouding.