Facturen sturen

Hoe kun je het beste facturen versturen? De papieren factuur heeft zijn beste tijd gehad, en ondernemers weten uit eigen ervaring dat een betaallink en goede omschrijving belangrijk zijn. Maar kun je het factureren ook deels automatiseren en kun je een factuur wel het beste als online pdf-bijlage sturen?

Verschillende manieren om te versturen

De belastingdienst heeft veel regels voor het factureren, maar deze zijn vooral gericht op de inhoud. Zo ben je wettelijk verplicht om een factuurnummer te noemen en moet je KvK-nummer, btw-nummer en btw-bedrag op de factuur vermeld staan. Naast de wettelijke eisen voor maken van facturen heeft ook de wijze van versturen veel invloed op een snelle en correcte betaling.

Er zijn verschillende manieren om een factuur te sturen. Vaak is een persoonlijke overhandiging het best. Je weet dan zeker dat de factuur is aangekomen en hoort direct of er bezwaren zijn. Maar praktisch is dit natuurlijk niet. Vroeger werden de meeste facturen per post verstuurd. Tegenwoordig kiezen ondernemers er vaak voor om een digitale factuur per e-mail te sturen.

Er zijn diverse manieren om facturen te sturen.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Online facturen per e-mail versturen

Het heeft zeker voordelen om facturen per e-mail te sturen. Om te beginnen is het goedkoop en snel. Ook kun je ze eenvoudig digitaal bewaren. Per e-mail kun je het beste de factuur als bijlage meesturen. Het meest gebruikelijk is het pdf-formaat.

Een pdf-bestand maakt het makkelijker voor bedrijven om de factuur geautomatiseerd te verwerken. Online kun je ook eenvoudig een een iDeal-betaalmogelijkheid meesturen en het betalen zo erg gemakkelijk maken. Toch heeft facturatie per e-mail ook nadelen.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Veel ondernemers sturen de factuur naar hun eigen contactpersoon, maar die is soms op vakantie, ziek, of verlaat het bedrijf waardoor je kans loopt dat je factuur te lang open blijft staan. Daarnaast is het de vraag of je continu jouw contactpersoon wilt laten weten wat jij in rekening brengt. Voor een goede verwerking kun je ze beter direct richten aan de administratie- of boekhoudafdeling.

Stuur jij handmatig pdf-facturen per e-mail? Dat kan beter!

Technische nadelen van e-mail

E-mails zijn foutgevoelig. Niet alleen voor menselijke fouten, zoals het kiezen van het verkeerde mailadres of factuur, ook technisch kent het nadelen. Ondernemers sturen facturen meestal via een eigen e-mailadres en die kan geblokkeerd worden door online spamfilters, waardoor deze niet aankomt.

Handmatig je factuur sturen per e-mail is foutgevoelig.

Ook het feit dat het gaat om korte mails, met linkjes naar sites en met een bijlage waarin vaak ook nog eens linkjes zijn verwerkt, helpt hier niet mee. Als de e-mail niet goed is aangekomen kun je gemakkelijk een herinnering sturen. Dat kost wel kostbare tijd en ook de factuur staat op die manier onnodig lang open.

Online facturen sturen via ubl

Online factureren kan veiliger én sneller met ubl-facturen. Boekhoudprogramma’s kunnen zelf een ubl-factuur maken, versturen én importeren.

Dit werkt ook via e-mail, maar omdat je de factuur nu via de server van het boekhoudprogramma stuurt loop je minder kans dat je een verkeerd e-mailadres invult, de bijlage vergeet, of dat de e-mail in de spam belandt.

Voor deze vorm van e-factureren hebben boekhoudprogramma’s een eigen bestandsformaat ontwikkeld. Als je via een boekhoudprogramma e-facturen gaat versturen dan leveren deze vaak ook een ‘ubl-bestand’ mee in de programmeertaal XML. Dit maakt het voor andere boekhoudprogramma’s mogelijk om de e-factuur (deels) automatisch te verwerken.

Snel en foutloos factureren via ubl

Naast dat elektronisch factureren via ubl zowel jou als de afnemer tijd bespaart zorgt het ook voor veel minder fouten in de facturatie. Klanten betalen een e-factuur sneller en je hebt er veel minder omkijken naar. Naar de overheid moet je zelfs verplicht ubl-facturen sturen. Een bijkomend voordeel als je een boekhoudprogramma met ubl hebt, is dat deze inkomende facturen al deels automatisch verwerkt.

Zoek je een goed boekhoudprogramma? probeer e-Boekhouden gratis uit! Liever zelf programma's vergelijken? Zie ons overzicht van online boekhoudprogramma’s.

Wanneer kun je het beste facturen versturen?

Naast de wijze waarop je facturen verstuurt is er ook nog de vraag wanneer je deze stuurt. Dit mag je grotendeels zelf weten. Wel is er de uiterste uitreikregel. Je moet uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin is geleverd de factuur versturen. Nu word je niet direct beboet als je een keertje te laat je factuur stuurt, maar eigenlijk moet je binnen een maand na levering factureren.

Sowieso is het een tip om niet te lang te wachten met factureren. Direct na de klus is de waardering meestal nog het hoogst betaalt men ook het snelst. Duurt de klus vrij lang? Dan kun je tussentijds al een factuur sturen voor een deel-betaling. Zo limiteer je eventuele risico’s rond betalingsachterstanden.

Een factuur sturen tijdens kerst? Liever niet!

Stuur facturen op werkdagen

Naast de manier waarop je ze stuurt zijn er ook wat ongeschreven regels rond het versturen van de factuur. Veel afnemers kunnen het niet waarderen als je een factuur stuurt tijdens kerst. Vind je dat zelf ook wat vreemd? Bedenk dan ook dat er mensen zijn die een vergelijkbare waarde aan de zondag geven.

Veel ondernemers vinden het fijn om ’s avonds of in het weekend aan de administratie te werken. Maar belangrijke facturen kun je soms toch het beste op een ochtend tijdens een werkdag verzenden.

Wil je onbeperkt facturen versturen met een online facturatieprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van facturatieprogramma’s.