menu

Facturen versturen

Hoe kun je nu het beste facturen versturen? Wat zijn de regels voor factureren? Wat kun je automatiseren en is e-mail wel de beste manier om je facturen mee te versturen? 

Facturen versturenDe belastingdienst heeft veel regels voor het factureren, maar deze zijn grotendeels gericht op de inhoud. Daarnaast zijn er online heel veel tips te vinden over de inhoud en opmaak van de factuur. Maar naast het opstellen van de factuur heeft ook de wijze van versturen veel invloed op of deze tijdig en correct wordt betaald.

Verschillende manieren om te versturen

Er zijn verschillende manieren om facturen te versturen. Vaak is een persoonlijke overhandiging het best. Je weet dan zeker dat deze is aangekomen en hoort direct of er bezwaren zijn tegen de factuur. Maar erg praktisch is dit natuurlijk niet. Vroeger werden de meeste facturen per post verstuurd. Tegenwoordig kiezen ondernemers er vaak voor om hun facturen per e-mail te versturen.

Facturen versturen per e-mail

Het heeft zeker voordelen om facturen per e-mail te versturen. Om te beginnen is het goedkoop en snel, waardoor dit voor veel ondernemers de voorkeur krijgt. Ook helpt het dat je ze direct kunt richten aan de boekhoudafdeling.

Veel ondernemers sturen facturen naar hun eigen contactpersoon, maar die is soms op vakantie, ziek, of verlaat het bedrijf waardoor je kans loopt dat je factuur te lang open blijft staan. Daarnaast is het de vraag of je continu jouw contactpersoon wilt laten weten wat jij in rekening brengt?

Door facturen direct naar de juiste afdeling te versturen, vergroot je de kans op een snelle verwerking. Check vooraf wel goed de vereisten. Vaak werken deze met een eigen e-mailadres voor facturen. Deze zorgen automatisch dat de factuur in de boekhouding belandt, waardoor je factuur veel meer kans maakt om tijdig te worden betaald.

Per e-mail kun je de factuur het beste als bijlage meesturen. Het meest gebruikelijk is het PDF-formaat. Hiermee maak je het ook makkelijker voor bedrijven om deze geautomatiseerd te verwerken. Soms eisen afnemers zelfs dat een factuur in PDF-formaat wordt aangeleverd. Ook kun je via de e-mail gelijk een iDeal-betaalmogelijkheid meesturen en het betalen zo erg gemakkelijk maken.

Technische nadelen van versturen per e-mail

Toch heeft het versturen per e-mail ook nadelen. Zo is een handmatige e-mail foutgevoelig. Niet alleen voor menselijke fouten, zoals het kiezen van het verkeerde mailadres of factuur, ook technisch kent e-mail nadelen. Ondernemers sturen facturen meestal via hun eigen e-mailadres en het kan zomaar dat die een keer geblokkeerd wordt door online spamfilters, waardoor deze niet aankomt.

Ook het feit dat het gaat om korte mails, met linkjes naar sites en met een bijlage waarin vaak ook nog eens linkjes zijn verwerkt, helpt hier niet mee. Of de e-mail goed is aangekomen, daar kom je meestal snel achter en je kunt dan gemakkelijk een herinnering sturen. Dat kost wel kostbare tijd en ook de factuur staat op die manier onnodig lang open.

Facturen versturen via een boekhoudprogramma

Hoe moet het dan? Het kan veiliger én sneller. Als boekhoudprogramma’s ze direct zelf versturen én importeren. Indirect gaat dit ook via e-mail, maar omdat je nu de server van het boekhoudprogramma gebruikt loop je niet zo snel meer de kans dat je een verkeerd e-mailadres invult, de bijlage vergeet, of dat de e-mail in een spamfilter belandt.

Ook hebben boekhoudprogramma’s hun eigen bestandsformaat ontwikkeld. Als je via een boekhoudprogramma facturen gaat versturen dan leveren deze in veel gevallen ook een UBL-bestand mee. Dit bestand is geschreven in de programmeertaal XML en voor een leek bijna onleesbaar. UBL zorgt ervoor dat andere boekhoudprogramma’s de factuur (deels) automatisch kunnen verwerken.

Naast dat het zowel jou als de afnemer tijd bespaart zorgt het ook voor veel minder fouten in de facturatie. Facturen worden zo sneller betaald en je hebt er veel minder omkijken naar. Een bijkomend voordeel als je een boekhoudprogramma met UBL hebt, is  dat ook inkomende facturen al deels automatisch worden verwerkt.

Zeker voor partijen die zaken doen met de overheid is het versturen van facturen via UBL een noodzaak.

Boekhoudprogramma’s met UBL

Tegenwoordig kun je via vrijwel alle boekhoudprogramma’s facturen versturen in UBL-formaat aan. Drie boekhoudprogramma’s met UBL:

Wanneer kun je het beste facturen versturen?

Naast de wijze van facturen versturen is er ook nog de vraag wanneer je deze stuurt. Dit mag je grotendeels zelf weten. Wel is er de uiterste uitreikregel. Uiterlijk op  de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin is geleverd moet de factuur worden verstuurd. Nu zul je niet direct worden beboet als je een keertje te lang hebt gewacht, maar eigenlijk moet je alles binnen een maand factureren.

Sowieso is het een tip om er niet te lang mee te wachten. Direct na de klus is de waardering meestal nog het hoogst, en is men dus het meest geneigd om de factuur snel te betalen. Duurt de klus vrij lang? Dan is het raadzaam om tussentijds al een deel te facturen. Zo limiteer je eventuele risico’s rond betalingsachterstanden en dergelijke.

Daarnaast zijn er wat ongeschreven regels rond het versturen van de factuur. Veel afnemers zullen het niet waarderen als je een factuur stuurt tijdens kerst. Vind je dat zelf ook wat vreemd? Bedenk dan ook dat er mensen zijn die een vergelijkbare waarde aan de zondag geven. Ook die dag is dus niet zo geschikt. Een ochtend tijdens een werkdag is altijd goed.