menu

E-factureren

E-factureren is het versturen van elektronische facturen. Zo’n e-factuur is een digitaal bestand met een vaste structuur, waarvan de gegevens gemakkelijk door een boekhoudsysteem kunnen worden gelezen en verwerkt. Dit brengt vele voordelen met zich mee.

Tegenwoordig worden veel facturen nog per post of per mail verzonden en ontvangen. Als het digitaal gebeurt, zijn de facturen vaak een pdf of bijvoorbeeld een Word-document. Het verwerken van gegevens uit deze factuur gebeurt vaak nog handmatig. Dit kost niet alleen veel tijd, maar ook geld. En een foutje is natuurlijk zo gemaakt.

Wat is e-factureren?

E-factureren gaat een stap verder en maakt van de factuur een gestructureerd bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Hierdoor kunnen de gegevens op de factuur vanuit het ene boekhoudprogramma elektronisch en geautomatiseerd verwerkt worden in een ander boekhoudprogramma.

De voordelen van e-facturen

Zoals gezegd, gebeurt e-factureren elektronisch. Hierdoor kan de verwerking automatisch verlopen, wat het allemaal net wat gemakkelijker maakt. Ook kan alles sneller gebeuren, omdat de papierstroom achterwege blijft en zullen er minder fouten worden gemaakt, omdat verwerking niet langer handmatig gebeurt. Daarnaast is e-facturen goedkoper (je hebt geen print- en portokosten meer) en draag je gelijk je steentje bij aan het milieu, aangezien het papierverbruik en de uitstoot van CO² zal verminderen.

E-facturen, in welk formaat?

Zoals je een elektronisch document of formulier vaak als pdf verstuurt en een tekstbestand als Word-document, zo zijn er ook standaarden voor e-facturen. UBL (Universal Business Language) is zo’n internationale standaard en is door de Nederlandse overheid en andere landen in Europa gekozen als dé standaard op het gebied van e-factureren.

Het einde van spookfacturen

Achter deze standaard schuilt in Europa ook een techniek voor e-facturatienetwerken. In 2008 is de Europese Commissie gestart met het project PEPPOL: Pan-European Public Procurement OnLine. Met dit initiatief wordt UBL als standaard in de publieke sector gepusht. Europa wil ook dat alle verzenders en ontvangers van e-facturen worden geïdentificeerd door middel van het Peppol ID. Hierdoor moeten spookfacturen tot het verleden gaan behoren.

Welke overheden doen mee met e-factureren?

In 2011 werd het al mogelijk gemaakt voor bedrijven om hun facturen elektronisch in te dienen bij de Rijksoverheid. In dat jaar werden ministeries ook verplicht om zich aan te sluiten bij Digipoort. De Rijksoverheid heeft nu een nog grotere stap gezet in de promotie van e-factureren en verplicht haar leveranciers om per 1 januari 2017 bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen te sturen. Dit is afgestemd met brancheorganisaties uit het bedrijfsleven en de overheid hoopt dan ook dat door deze stap te nemen snel meer bedrijven en medeoverheden zullen volgen. Op de site van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is te zien welke overheidsinstanties al werken met e-facturen.