menu

Boekhouden

Ondernemen is voor iedereen verschillend, maar boekhouden maakt daar altijd deel van uit. Maar wat is boekhouden eigenlijk? Waaruit bestaat een goede boekhouding en welke onderdelen kun je uitbesteden, en welke liever niet?

boekhouden

Wat is boekhouden precies?

Als ondernemers het hebben over het boekhouden dan gaat het meestal over het maken of verwerken van facturen, óf over het regelen van belastingaangiftes. Deze twee zaken vormen de kern van de financiële administratie van bedrijven. De belastingdienst verplicht ondernemers dit goed te regelen dus als je een  beginner bent op dit vlak, kun je hiermee starten. De totale boekhouding bestaat uit veel meer zaken dan alleen deze twee werkzaamheden. Een opsomming van enkele taken die vallen onder het boekhouden.

Boekhouding begint met de facturatie

Om te beginnen ben je verplicht om je inkomsten en uitgaven duidelijk bij te houden. Als je klanten bestaan uit particulieren dan dien je een overzicht van alle rekeningen te bewaren. Werk je ook voor of met bedrijven? Dan heten deze facturen. Dit zijn ook gewoon rekeningen, maar de belastingdienst stelt hier wel wat extra voorwaarden aan.

Het opstellen en versturen van facturen is een vast onderdeel van het boekhouden. Naast dat ondernemers meestal graag factureren – hierdoor komt er geld op de rekening – is dit ook verplicht. Een groot deel van de boekhouding kun je uitbesteden maar het maken van de facturen doen ondernemers meestal zelf. Daarnaast krijg je te maken met kosten. Denk aan facturen van leveranciers, de huurbaas of als je iets koopt voor je onderneming.

Verwerken van inkomende en uitgaande facturen

Het invoeren van alle inkomsten en uitgaven in een Excelsheet of boekhoudprogramma wordt ook wel het inboeken van facturen genoemd. Hoe je dit doet mag je zelf weten. Dit gedeelte  wordt soms uitbesteed, maar de meeste ondernemers doen ook dit onderdeel zelf. Nog altijd zijn er ondernemers die daarvoor simpelweg alles uitprinten en in ordners stoppen.

Dat mag, zolang je er maar een overzicht van hebt. Voor de belastingdienst moet je wel periodiek, meestal maandelijks of per kwartaal, weten wat je resultaten zijn geweest. Dit kun je maken door in een spreadsheetprogramma als Excel simpelweg kolommen bij elkaar op te tellen. Deze getallen heb je nodig voor je winst- en verliesrekening en de btw-aangifte.

Beheren van debiteuren en crediteuren

In een ideale wereld wordt elke verstuurde factuur betaald, en is er altijd saldo als jij een factuur ontvangt. In de praktijk werkt het meestal anders. Soms laten mensen rekeningen bijzonder lang liggen. Die moet je dus herinneren, en ook dat is onderdeel van het boekhouden. Een klant die wel een factuur heeft ontvangen maar nog niet heeft betaald is een debiteur. Een bedrijf die jij nog geld schuldig bent, is je crediteur.

Het herinneren van klanten, of als dat niet werkt het starten van een incasso-traject, heet het debiteurenbeheer. Het beheer van debiteuren is een specialisme van het boekhouden dat maar weinig ondernemers echt goed onder de knie hebben, en wordt vaak uitbesteed. Het crediteurenbeheer (betalen van rekeningen) doen de meeste ondernemers wel zelf.

Winst- en verliesrekening maken

Als je overzichten maakt van de inkomende en uitgaande facturen dan ben je eigenlijk bezig met het bijwerken van de winst- en verliesrekening. Deze is belangrijk voor de boekhouding want naast de cijfers die voortkomen uit de factuurverwerking houd je hier ook rekening met fiscale zaken. Denk aan het afschrijven van investeringen in bijvoorbeeld je inventaris, het afboeken van debiteuren, of het opstellen van de balans en uiteindelijk de jaarrekening of  het jaarverslag.

Het verzorgen van belastingaangiftes

Naast dat je zelf veel informatie uit deze overzichten kunt halen, zijn deze ook nodig om periodiek de stand van zaken te kunnen delen met de belastingdienst. Het verzorgen van de belastingaangiftes is een belangrijk onderdeel van de boekhouding.

Voor de omzetaangiftes (btw) zijn eigenlijk de factuuroverzichten vaak al voldoende maar bij de inkomstenbelastingaangifte komt wel wat meer kijken. Daarvoor is wel wat kennis van het boekhouden vereist, en dit wordt daarom vaak uitbesteed. Bedrijven met een bv of nv als ondernemingsvorm moeten daarnaast hun cijfers verplicht laten controleren door een accountant. Die kiezen er daarom vaak voor om de aangiftes dan ook maar aan hetzelfde bureau uit te besteden.

Met de facturatie, debiteuren en crediteurenbeheer, de winst- en verliesrekening en de belastingaangiftes zijn de hoofdpunten van het boekhouden grotendeels geregeld. Wat verder tijd in wordt gestoken tijdens het boekhouden verschilt enorm per bedrijf.

Boekhouding is enorm bedrijfsafhankelijk

Wat er boekhouden precies inhoudt is lastig te zeggen, omdat dit per bedrijf kan verschillen. Zo zal een starter tijdens het boekhouden veel tijd steken in het maken van de eerste offertes, en een freelancer juist in het verwerken van de kilometeradministratie. Een snelle startup die sterk investeert in groei zal tijdens het boekhouden zich vooral bezighouden met het optimaliseren van zijn werkkapitaal. .

Grote bedrijven met medewerkers zien de hele salarisadministratie, maar ook het beheer van arbeidscontracten, ziekteverzuim en andere medewerkers gerelateerde administratie als onderdeel van het boekhouden. Terwijl bedrijven die veel producten verkopen tijdens het boekhouden vaak ook veel tijd kwijt met het bijhouden van de voorraadadministratie. Denk daar bijvoorbeeld aan taken als het inkopen van producten of controleren van de voorraad.

Al deze zaken zijn administratieve taken, en kun je dus zien als boekhoudkundige werkzaamheden.

Zelf boekhouden of zaken uitbesteden?

Startende ondernemers zijn vaak geneigd om zelf te boekhouden om zo kosten te besparen, terwijl snelle groeiers het liefste alles wat niet hun corebusiness is uit te besteden aan een specialist. Voor beide situaties is wat te zeggen, maar de waarheid ligt meestal wat meer in het midden.

In de praktijk blijkt de meest ideale oplossing meestal een oplossing waarbij zowel de ondernemer zelf als een adviseur betrokken is. De ondernemer moet bekend zijn met zijn boekhouding, maar een specialist kan bepaalde zaken vaak verder optimaliseren. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om zelf te boekhouden om zo geld te besparen, maar vervolgens amper herinneringen stuurt en regelmatig erachter komt dat klanten in het geheel niet meer kunnen of willen betalen, dan ben je uiteindelijk duurder uit. Niet alleen is debiteurenbeheer een vervelend werkje, het kan ook veel invloed hebben op je werkkapitaal.

Kies het beste van beide werelden!

Een deel van je boekhouding zelf doen en een deel uitbesteden werkt vaak het beste.
Een deel van je boekhouding zelf doen en een deel uitbesteden werkt vaak het beste.

Een boekhouder of administratief medewerker kan zijn werk niet goed doen, als jij niets van boekhouden af weet. Basiskennis van het boekhouden is vereist om de juiste keuzes te kunnen maken als ondernemer. Maar dat betekent niet dat je de hele boekhouding zelf moet doen. Goed boekhouden is lastig, en daarvoor zijn verschillende expertises vereist.

Zorgen dat klanten hun rekeningen betalen klinkt bijvoorbeeld vrij simpel. Toch zijn het aantal ondernemers dat een lening afsluit, terwijl ze nog geld van debiteuren tegoed zijn, niet te tellen. Als je de openstaande facturen niet continu in de gaten houdt dan is hier vaak veel winst te behalen. Als je regelmatig krap bij kas zit kan dit veel geld opleveren. Je kunt er dan voor kiezen om je totale debiteurenbeheer uit te besteden. Het is mogelijk om facturen door te verkopen (factoring). Verreweg de meeste bedrijven besteden incassotrajecten uit aan een gespecialiseerd bureau.

Ook de inkomstenbelastingaangifte en salarisadministratie worden vaak uitbesteed. Je mag het wel zelf doen, maar vaak blijkt hier veel kennis voor nodig terwijl je hier ook gemakkelijk een boekhouder of administratiekantoor voor kan inschakelen.

Kennis van bedrijfscijfers essentieel voor elke ondernemer

Een gespecialiseerd bureau kan je veel werk besparen, maar het inzicht is nodig om je bedrijf goed te kunnen runnen. Als jij niet weet hoeveel geld je tegoed bent of juist binnenkort moet betalen, dan weet je ook niet of je kunt investeren. Goed inzicht in de bedrijfscijfers en geldstromen is cruciaal voor het maken van de juiste keuzes in de onderneming. Om die reden is een goed boekhoudprogramma, waarbij zowel jij als je boekhouder elk jullie eigen dashboard kunnen genereren en werkzaamheden kunnen uitvoeren, meestal de beste oplossing.