Automatisch inboeken van facturen

De meeste zelfstandigen beginnen met boekhouden in Excel, maar stappen al snel over naar een online boekhoudpakket. Een van de redenen is dat het automatisch inboeken van facturen, zowel binnenkomend als uitgaand, daarmee eenvoudiger is. Dit heeft veel voordelen voor de financiële administratie.

Facturen inboeken

Voor de komst van deze boekhoudpakketten werd elke factuur handmatig ingeboekt. Als je enkele facturen per maand verstuurt is dit een kleine moeite, maar echt efficiënt is het niet. Bovendien is een typefoutje snel gemaakt. Niet alleen door jou maar ook door degene die de factuur moet betalen.

Hetzelfde geldt voor het verwerken van inkomende facturen. Automatisch facturen inboeken is niet bij elk boekhoudprogramma vanzelfsprekend, maar wel in een stroomversnelling geraakt.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Voorkeur voor online boekhouden

Facturen automatisch boeken zorgt voor extra efficiency en gemak. Toch is dat niet de enige reden dat ondernemers dit steeds vaker doen. Bedrijven die zakendoen met de Rijksoverheid zijn het sinds 2017 verplicht om elektronisch te factureren. De reden hierachter is heel simpel: een factuur handmatig verwerken kost te veel tijd en geld. Om nog maar te zwijgen over de extra rompslomp die het corrigeren van foutjes met zich meebrengen. Automatisch inboeken van facturen moet de administratieve overlast bij de overheid drastisch verminderen.

Niet alleen de Rijksoverheid administreert online. Ook andere overheidsinstanties, zoals gemeenten, provincies en waterschappen zijn overgestapt op e-factureren, en willen de facturen automatisch inboeken. Wanneer je geen zaken doet met de overheid, is de kans groot dat je wel zakendoet met bedrijven die dat wel doen. Hoe je het ook wendt of keert, het kan geen kwaad om je te verdiepen in de mogelijkheden van online factureren die de verschillende boekhoudprogramma’s bieden. Hoewel de meeste leveranciers van online boekhoudpakketten hun software zo hebben ingericht dat je er automatisch facturen mee kunt boeken, is dit nog niet bij elk boekhoudpakket het geval.

Voordelen van online factureren

Ook voor jezelf is de investering in online boekhouden vaak een heel goede. Zo worden zaken als de btw en de totaalbedragen automatisch voor je berekend. En zodra je de factuur verstuurt, wordt deze direct in jouw administratie verwerkt. Blijkt na verloop van tijd dat de klant nog niet heeft betaald, dan kun je deze via software eenvoudig herinneren. Soms kun je zelfs dit onderdeel ook automatiseren. Door je administratie te automatiseren voorkom je fouten en houden je medewerkers tijd over voor andere zaken.

De boekhouding bestaat helaas niet alleen uit verkoopfacturen. Inkomende facturen, bijvoorbeeld inkoopfacturen van leveranciers of je telefoonprovider, moeten je uiteraard ook verwerken. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de gemaakte uitgaven moet elke inkomende factuur worden gekoppeld aan een grootboeknummer.

Een inkoopfactuur boeken betekent in feite niets meer dan het invullen van de benodigde factuurinformatie en het koppelen van de factuur aan de juiste categorie. Door de boekhouding goed in te richten kun dit vaak ook volledig automatiseren.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Uitgaven automatisch inboeken

Door inkomende facturen naar een speciaal mailadres te laten sturen kun je een boekhoudprogramma deze inkoopfacturen automatisch laten inboeken. Het fijne van een geautomatiseerd boekhoudpakket is dat de software de crediteur herkent, bijvoorbeeld aan het btw- of KvK-nummer. Omdat de factuur vervolgens één-op-één wordt overgenomen, voorkomt dit dat je alle informatie moet overtikken. Dit is vooral fijn wanneer je aardig wat facturen ontvangt. En vooral als dit ook nog eens grote bedrijven zijn, die er bijna een sport van lijken te maken om bijzonder lange factuurnummers te gebruiken.

Welke boekhoudpakketten zijn geschikt?

Automatisch inboeken wordt steeds gebruikelijker, waardoor steeds meer softwarepakketten geschikt zijn. Als je een boekhoudpakket op het oog hebt is het handig om te zien of die aan een aantal voorwaarden voldoet. De gemakkelijkste manier is om te kijken of het pakket om kan gaan met UBL. Dit staat voor ‘Universal Business Language’ en partijen die daarmee werken zijn meestal gemakkelijk te koppelen met andere systemen. Maar als je als zzp’er weinig wensen hebt dan hoef je maar twee zaken te controleren:

• Kan het zelf facturen maken en versturen (liefst met online betaalmogelijkheid, zoals een iDeal-betaalmogelijkheid).
• Kan het facturen inboeken die je als (pdf)-bijlage per e-mail ontvangt.

Met alleen deze twee onderdelen is automatisch verwerken van facturen al mogelijk. Daarmee is de gemiddelde boekhouding van een kleine onderneming al voor 80% te automatiseren! Veel (startende) ondernemers zien op tegen de kosten die administratiesoftware met zich meebrengt, maar wanneer je dit vergelijkt met de tijdswinst valt het vaak alles mee. Zeker wanneer je redelijk wat facturen verstuurt (of ontvangt), heb je de investering doorgaans al snel terugverdiend. Bovendien komen er steeds meer aanbieders van online boekhoudprogramma’s op de markt, wat een gunstig effect heeft op de prijs van de software.

Ben je op zoek naar een modern en simpel boekhoudprogramma? Je kunt ze gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.