menu

Automatisch inboeken van facturen

Als zelfstandig ondernemer ben je verplicht om een nette administratie bij te houden. De meeste zelfstandigen beginnen met een administratie in Excel, maar stappen al snel over naar een online boekhoudpakket. Niet in de laatste plaats omdat het automatisch inboeken van facturen, zowel binnenkomend als uitgaand, veel voordelen heeft voor de financiële adminstratie. 

Automatisch inboeken van facturen
Voor de komst van deze boekhoudpakketten moesten alle facturen handmatig worden ingevoerd en worden geboekt. Nu is dit wanneer je slechts enkele facturen per maand verstuurt een kleine moeite, maar echt efficiënt is het niet. Bovendien is een typefoutje snel gemaakt, niet alleen door jou maar ook door degene die de factuur moet betalen. Hetzelfde geldt voor de inkomende facturen en uitgaven, die eveneens verwerkt moeten worden. Automatisch inboeken van facturen is niet bij elk boekhoudprogramma vanzelfsprekend, maar wel in een stroomversnelling geraakt.

Voorkeur voor online boekhouden

Niet alleen het gebruiksgemak voor de ondernemer zorgt ervoor dat steeds meer facturen via de digitale snelweg worden bezorgd. Sinds 2017 zijn alle bedrijven die gaan werken voor de Rijksoverheid verplicht om elektronisch te factureren. De reden hierachter is heel simpel: handmatige verwerken kost te veel tijd en geld. Om nog maar te zwijgen over de extra rompslomp die het corrigeren van foutjes met zich meebrengen. Automatisch inboeken van facturen moet de administratieve overlast bij de overheid drastisch verminderen.

Niet alleen de overheid administreert online. Alle bedrijven die zaken doen met andere overheidsinstanties, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, gaan werken elektronisch factureren, en willen de facturen automatisch kunnen inboeken. Wanneer je geen zaken doet met de overheid, is de kans groot dat je wel met deze bedrijven zaken doet. Hoe je het ook wendt of keert het kan geen kwaad om je tijdig te verdiepen in de mogelijkheden van online factureren die de verschillende boekhoudpakketten bieden. Hoewel de meeste leveranciers van online boekhoudpakketten hun software zo hebben ingericht dat je er automatisch facturen mee kunt inboeken, is dit nog niet bij elke aanbieder het geval.

Voordelen van online factureren

En ook voor jezelf is de investering in online boekhouden vaak een heel goede. Zo worden zaken als de btw en de totaalbedragen automatisch voor je berekend. En zodra je de factuur verstuurt, wordt deze direct in jouw administratie verwerkt. Blijkt na verloop van tijd dat de klant nog niet heeft betaald, dan kun je via deze software eenvoudig een herinnering sturen. Soms kun je zelfs dit onderdeel ook automatiseren. Door je hele administratie te automatiseren voorkom je fouten, houden je medewerkers tijd over voor andere zaken, en omdat er geen papier, inkt, envelop, ordner of andere zaken meer bij komt kijken is het niet alleen duurzaam maar wordt de boekhouding ook nog eens goedkoper!

Een administratie bestaat helaas niet alleen uit verkoopfacturen. Inkomende facturen, bijvoorbeeld van leveranciers of telefoonkosten, moeten uiteraard ook verwerkt worden. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de gemaakte uitgaven moet elke inkomende factuur worden gekoppeld aan een categorie. Een factuur boeken betekent in feite niets meer dan het invullen van de benodigde factuurinformatie en de factuur te koppelen aan de juiste categorie. Door de boekhouding goed in te richten kun in veel gevallen ook deze volledig automatiseren.

Uitgaven automatisch inboeken

Door inkomende facturen naar een speciaal mailadres (bijvoorbeeld administratie@jouwbedrijf.nl of invoice@mycompany.com) te laten sturen kunnen deze automatisch worden opgepikt door boekhoudprogramma’s. Het fijne van een geautomatiseerd boekhoudpakket is dat de software de crediteur herkent, bijvoorbeeld aan het btw- of KvK-nummer. Omdat de factuur vervolgens één-op-één wordt overgenomen, voorkomt dit dat je alle informatie moet overtikken. Dit is vooral fijn wanneer je aardig wat facturen ontvangt. En vooral als dit ook nog eens grote bedrijven zijn, die er vaak een sport van lijken te maken om bijzonder lange factuurnummers te gebruiken.

Welke boekhoudpakketten zijn geschikt?

Automatisch inboeken wordt steeds gebruikelijker, waardoor steeds meer softwarepakketten geschikt zijn. Als je een boekhoudpakket op het oog hebt is het handig om te zien of die aan een aantal voorwaarden voldoet. De gemakkelijkste manier is om te kijken of het pakket om kan gaan met UBL. Dit staat voor ‘Universal Business Language’ en partijen die daarmee werken zijn meestal gemakkelijk te koppelen met andere systemen. Maar als je als zzp’er weinig wensen hebt dan hoef je maar twee zaken te controleren:

  • Kan het zelf facturen maken en versturen (liefst met online betaalmogelijkheid, zoals een iDeal-betaalmogelijkheid).
  • Kan het facturen inboeken die als (pdf)-bijlage per e-mail worden toegezonden.

Met alleen deze twee onderdelen is automatisch inboeken van facturen al mogelijk. Daarmee is de gemiddelde boekhouding van een kleine onderneming al voor 80% te automatiseren! Veel (startende) ondernemers zien op tegen de kosten die administratiesoftware met zich meebrengt, maar wanneer je dit vergelijkt met de tijdswinst valt het vaak alles mee. Zeker wanneer je redelijk wat facturen verstuurt (of ontvangt), heb je de investering doorgaans al snel terugverdiend. Bovendien komen er steeds meer aanbieders van online boekhoudprogramma’s op de markt, wat een gunstig effect heeft op de prijs van de software.