menu

Periodieke facturen automatiseren

Steeds meer ondernemers krijgen te maken met terugkerende facturen. Denk bijvoorbeeld aan webhostingbedrijven, foodboxen, maar ook bedrijfsadviseurs. Het herhaaldelijk incasseren van kleinere bedragen geeft je een meer voorspelbare omzet. Periodieke facturen lijken veel administratief werk te zijn. Maar door automatische facturering kan je tijd en geld besparen.

Periodieke facturen automatiseren

Wat is periodiek factureren, en hoe pak je dit aan?

Als je een monteur hebt ingeschakeld omdat je een probleem had met je verwarmingsketel, stuurt die een unieke factuur na de opdracht. Maar als hij daarna aanbiedt om de ketel jaarlijks te komen controleren, dan is die periodieke factuur vaak continu hetzelfde. Als je diensten verleent op basis van een abonnement, zoals in dit voorbeeld, zal de factuur periodiek nagenoeg hetzelfde zijn. Het factuurnummer en de datum zijn dan de enige variabelen, naast een incidentele kostenverhoging of -verlaging.

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om niet eenmalig te factureren, maar om het uit te smeren in kleinere bedragen die periodiek worden gefactureerd. Aanvankelijk lijk je met periodieke betalingen in te leveren op je omzet. De bedragen zijn immers kleiner en zo bouw je langzamer winst op. Maar in werkelijkheid bouw je geleidelijk aan je financiële stabiliteit want die omzet komt volgend jaar vanzelf terug.

Steeds meer bedrijven kiezen voor abonnementen

Met een abonnement is er ook zekerheid van omzet in de toekomst. De klantrelatie is duurzamer geworden. Je moet het dus vooral hebben van klantretentie. Daarmee kun je klanten beter voor een langere periode aan je binden, dan eenmalig te factureren maar de klant daarna nooit meer terug te zien. Klantloyaliteit is dus waar de focus moet liggen. Door je facturering te automatiseren, houd je meer tijd over om je klant beter te leren kennen.

Hoeveel klanten die dit jaar een betaling deden, gaan dat volgend jaar weer doen? Door de continuïteit in je inkomsten kun je hier op anticiperen. Hoe lang blijft een klant gemiddeld lid? Waarom haken zij af, en wat kun je hieraan doen? Hier komt een stukje relatiemanagement en data-analyse bij kijken. Dit kan een bijkomende reden zijn om wel te investeren in een alles-in-één softwareprogramma, waar je tevens je leden kunt beheren. Zo kun je optimaal gebruik maken van je abonnementsmodel en vergroot je je inzicht in je omzetontwikkeling.

Periodieke facturen automatiseren

Bij periodieke facturen stapelt het administratieve werk zich snel op. Zeker als je gegevens bijhoudt in Excel en facturen handmatig verzendt als PDF-document per e-mail. Als startende ondernemer is hier niks mis mee. Excel of Google Spreadsheet is laagdrempelig en je hebt zelf de touwtjes in handen. Het maken van een periodieke factuur is wat gemakkelijker dan normale facturen, maar als je veel van dit soort facturen krijgt dan komt er alsnog een hoop werk bij kijken om deze telkens handmatig te coderen, adresseren, goedkeuren en corrigeren. Een groot deel daarvan kun je met software automatiseren. Hierdoor hoef je niet telkens elke factuur handmatig meer aan te maken.

Een programma als Excel is toegankelijk, maar ook tijdrovend. De kosten van handmatig factureren worden regelmatig onderschat. Je moet gegevens nauwkeurig bijhouden en een fout in een formuleregel is al gauw gemaakt. Periodieke facturen zijn grotendeels identiek. Je maandelijkse facturen kun je dus veel beter automatiseren.

Factuur in XML-formaat (UBL)

Als je je periodieke facturen automatiseert, verloopt het factureringsproces allereerst een stuk efficiënter. Facturen zijn sneller gemaakt, verstuurd, en betalingen zullen ook sneller binnenkomen. Automatisch factureren wordt helemaal ideaal als de factuur niet alleen digitaal verzonden wordt, maar de factuur zelf een digitaal leesbaar bestand wordt. Boekhoudsoftware en factureringsprogramma’s kunnen deze bestanden in XML-formaat direct lezen en verwerken.

Deze facturen worden in Nederland en andere Europese landen gemaakt naar de UBL (Universal Business Language) standaard. Softwareprogramma’s houden zich hier dan ook aan. Je hoeft je dus geen zorgen te maken dat jouw uitgaande factuur niet kan worden gelezen door het programma van de ontvanger. Uitgaande facturen zullen doorgaans geleverd worden per e-mail met een PDF voor de ontvanger en een XML voor hun administratiesoftware.

Alle overheidsinstanties en bedrijven die zaken doen met de Rijksoverheid, moeten verplicht hun facturering automatiseren. Ook voor kleine ondernemers is dit een wijze investering. Zeker als je een abonnementsmodel hanteert. Totaalbedragen en btw-tarieven worden bijvoorbeeld automatisch berekend, en de factuur wordt direct verwerkt in je administratie. Zo bespaar je per factuur veel kostbare tijd, en geld.

Hoe automatiseer je je maandelijkse facturen?

Voor welk softwareprogramma kun je het beste kiezen? Dat ligt er maar net aan wat je er uit wilt halen. Als je klantenbestand nog te overzien is, zal een factureringsprogramma voldoende zijn. Dan hoef je niet langer tijd te steken in het handmatig opstellen, versturen en verwerken van je periodieke facturen. Drie oplossingen die UBL-ready zijn en waarmee je periodiek kunt factureren zijn:

Wees ook niet bang om je grip op de zaken te verliezen. Factureringsprogramma’s hebben nog altijd jouw handen aan de knoppen nodig, voor deze hun werk kunnen uitvoeren. Flexibiliteit is een must. Wil een klant bijvoorbeeld tijdelijk het abonnement pauzeren als hij op vakantie gaat? In plaats van het abonnement op te zeggen en de klant te verliezen, kun je automatische facturering hier evengoed op aanpassen.

Indien je niet alleen je facturering wilt vereenvoudigen, maar ook je boekhouding wilt integreren, is een alomvattend boekhoudprogramma een goede keus. Deze kun je naar je eigen wensen inrichten, afhankelijk van welke aanbieder je kiest.

Automatische incasso

Zelfs de betaling vanuit de klant, kun je deels automatiseren. In het betaalproces ben je vaak gebaat bij automatische incasso. Dit vergemakkelijkt de zaak niet alleen voor jou, maar ook voor je klanten. Je zult hiervoor wel toestemming nodig hebben van de geïncasseerde. Gelukkig kan dit digitaal in plaats van een ouderwets machtigingsformulier. Zorg dus voor een digitale incassomachtiging of e-mandaat als je automatisch wilt afschrijven. Doe je dit niet, dan loop je het risico op een Melding Onterechte Incasso (MOI) en alle gevolgen van dien.

Je wil de drempel naar het abonnement zo laag mogelijk maken. Dat betekent ook dat het betaalproces soepel moet verlopen. Na de machtiging hoeft je klant in feite geen extra actie meer te ondernemen. Onderbreek de continue betaalstroom dus niet met herhaaldelijke betaalverzoeken, als je klant hier al toestemming voor heeft gegeven. Wel moet je de incasso 14 dagen van tevoren aankondigen, onder andere om mislukte betalingen te voorkomen.

Terugloop in abonnees is vaak niet eens alleen omdat klanten opzeggen, maar kan ook gebeuren door fouten in het incasseringsproces. Dit kun je niet altijd voorkomen, bijvoorbeeld bij onvoldoende saldo. Maar vaak komt het voor dat gegevens verouderd zijn of een betaalpas is verlopen. Zorg dus dat je betaalgegevens correct en up-to-date zijn.