menu

Een administratiekantoor kiezen

Als je geen kaas gegeten hebt van administratie en dit gedeelte van het ondernemen liever uitbesteedt, of als je het al een tijdje zelf doet maar de administratie je teveel is geworden dan kun je hiermee naar een administratiekantoor. Maar hoe weet je nu of je het juiste kantoor kiest en dat het kantoor verderop in de straat niet beter omgaat met jouw administratie?

Garanties heb je nooit. Toch zijn er gerust wel wat manieren om erachter te komen of het administratiekantoor dat jij op het oog hebt, ook echt het beste administratiekantoor is voor jouw onderneming. Omdat het per ondernemer kan verschillen hebben we de volgende tips in alfabetische volgorde gezet.

Branchekennis

Een administratiekantoor is, het woord zegt het al, gespecialiseerd in alles dat bij de financiële administratie van ondernemingen komt kijken. In jouw werk zijn ze dus niet gespecialiseerd. Toch kan het handig zijn als er wel wat basiskennis aanwezig is. Soms zijn er branche-specifieke belastingvoordelen te behalen bijvoorbeeld. Soms zijn er zelfs kortingen mogelijk. Brancheorganisaties raden om die reden soms specifieke administratiekantoren aan.

Expertise

Het ene kantoor is het andere niet. Zo zijn er de grote administratiekantoren die jij als ondernemer vast ook wel eens bij naam gehoord hebt. Zoals PWC, Deloitte of KPMG bijvoorbeeld. Deze kantoren hebben een enorme expertise van belastingen en administratie en enkele van de mensen van deze bedrijven zijn per wet erkend omdat zij een examen hebben afgelegd tot accountant.

Voor een kleine ondernemer zonder personeel is dat echter lang niet altijd noodzakelijk. Soms bestaat de administratie maar uit enkele facturen per maand die ook nog eens regelmatig naar dezelfde klanten gestuurd worden. Dan is de expertise natuurlijk nog steeds niet verkeerd maar mogelijk wel wat overbodig. Een simpele maar enthousiaste boekhouder is dan soms voldoende.

Kosten administratiekantoor

Een administratiekantoor beoordelen op de kosten is natuurlijk niet erg chic. Aan de andere kant is het niet meer dan logisch dat je een kantoor dat voor jou de cijfers op orde brengt deels ook afrekent op cijfers. De administratie kost al genoeg tijd en geld en het moet daarom niet teveel gaan kosten. Het uitbesteden van de administratie voor een gemiddelde eenmanszaak zonder personeel is meestal mogelijk tussen de duizend en vijftienhonderd euro per jaar.

Je mag dan verwachten dat de omzetadministratie periodiek bij de Belastingdienst wordt aangeleverd en er ondersteuning wordt geboden zodat de ondernemer zelf de inkomstenbelasting bij de Belastingdienst kan indienen. Bij een administratiekantoor dat een goedkoper tarief biedt hoef je je niet meteen zorgen te maken maar is wel de kans groot dat er ook wat van jou verwacht wordt. Bijvoorbeeld dat je zelf de facturen in een spreadsheet-overzicht zoals Excel plaatst waardoor het uitbestede werk vooral bestaat uit een kleine controle. Duurder kan uiteraard ook. Als je veel facturen hebt, verschillende BTW tarieven hanteert, veel met het buitenland zaken doet en wat andere meer tijdrovende zaken in de administratie hebt zitten.

Locatie van het kantoor

Met de mogelijkheden van het internet is het goed mogelijk om je administratie onder te brengen in een totaal andere provincie. In theorie zelfs in een ander land. Maar met meer dan honderd administratiekantoren per provincie wel een beetje overbodig. Zeker als je ook advies wilt bij de inkomstenbelasting of mogelijk gaat groeien met de onderneming is het gewoon handig om een administratiekantoor te kiezen dat eventueel te bezoeken is als je echt even een dagje wilt kunnen sparren.

Opgeruimd staat netjes

De veiligheid van je administratie staat boven alles. Nu ben jij, en voor een administratiekantoor zal dit nog sterker gelden, dit al verplicht via de wetgeving. Door privacywetgeving ben je verplicht om facturen netjes op te bergen, zodat onbevoegden er niet bij kunnen. Heb je online een mooie website gevonden of zit er een administratiekantoor bij je in de buurt en ben je benieuwd of dit een goede keuze zou kunnen zijn? Ga dan eens langs. Garanties zijn wederom lastig maar gevoelsmatig krijg je toch al snel een beeld hoe het met die toegang voor onbevoegden gesteld is. Je ontdekt al snel of het administratiekantoor de boel op orde heeft. Zijn de bureau’s netjes, slingeren er nergens allerlei mappen en facturen rond en geeft het administratiekantoor een betrouwbare indruk?

Vooral een goede klik

Uiteindelijk zal de keuze voor een administratiekantoor toch gemaakt moeten worden op intuitië. Met welk kantoor en welke persoon heb jij de beste klik? Administratie is voor veel ondernemers niet het leukste werk en als je dan bij vragen of andere onduidelijkheden een persoon tegenover je hebt zitten met wie het helemaal niet klikt wordt dit er niet beter op. Je hoeft echt niet de beste vrienden te worden met de mensen aan wie jij de administratie hebt uitbesteed maar een beetje een persoonlijke klik is meer waard dan welke korting, branchekennis of expertise dan ook!