menu

De administratie van een webwinkel

Voor een webwinkel is het net als voor elke andere onderneming verplicht om een administratie bij te houden. Deze dient op zijn minst te voldoen aan de wettelijke eisen maar daarnaast hebben webwinkels een aantal eigenschappen die ervoor zorgen dat de ene boekhoudsoftware soms beter aansluit dan de andere. Waar moet je nu aan denken bij de administratie van een webwinkel?

Verplichte administratie

Allereerst dien je te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Om wettelijk aan de fiscale regelgeving te kunnen voldoen dien je minimaal zeven jaar lang alle administratieve en financiële zaken te kunnen bewijzen rond je webwinkel. De inkomsten komen waarschijnlijk zo als facturen of rekeningen uit je webwinkel rollen. Bedragen die minder duidelijk aantoonbaar zijn kun je soms alsnog bewijzen met aantekeningen, kasbonnetjes, bankafschriften et cetera. Zie de Belastingdienst voor verdere verplichte bewijslast.

Eigenschappen administratie voor webwinkel

Voor de zakelijke administratie van een webwinkel zijn wettelijk geen uitzonderingen of aanvullende eigenschappen verplicht. Wel zijn er enkele praktische zaken waar een webwinkel snel mee te maken krijgt.
Allereerst dien je een goed systeem te hebben voor het maken van rekeningen danwel facturen. Als je levert aan consumenten is het niet verplicht om deze werkelijk op te sturen maar dien je wel zelf een exemplaar hiervan te hebben.

In de meeste gevallen wordt een rekening automatisch aangemaakt bij elke bestelling door de webwinkel zelf. Soms is dit echter niet praktisch. Als je bijvoorbeeld ook een stenen winkel hebt of voor inkomsten buiten de webwinkel al een los programma gebruikt voor het maken van facturen.

Als je wel de factuur/rekening van de webwinkel zelf gebruikt zorg dan dat deze te importeren zijn in de administratie. Met webwinkel-software is het over het algemeen mogelijk om facturen en rekeningen te exporteren naar een lokaal .XML of .CSV bestand. Het is daarom aan te raden om de administratie te doen met software dat deze bestandstypen kan importeren.
De grotere aanbieders van software voor webwinkels en de administratie hebben soms ook unieke opmaat oplossingen. Zoals marktleider Exact die voor de meeste aanbieders van webwinkelsoftware een koppeling heeft ontwikkeld. Ook E-boekhouden biedt verschillende koppelingen met webwinkelplatformen. Hiermee is het mogelijk om de webwinkel en de administratie realtime met elkaar te synchroniseren.

Creditfacturen maken

Een administratieve last waar webwinkels naar verhouding veel mee te maken krijgen zijn de retouren en annuleringen. Door de wet ‘verkoop op afstand’ is een webwinkel verplicht om een bedenktermijn te hanteren.  Maar in de meeste gevallen wordt er wel vooruit betaald en gefactureerd en moet deze betaling dus teruggedraaid worden.

Kleine startende ondernemers willen nog wel eens proberen de factuur gewoon te verscheuren maar dit mag en kan niet zomaar. Fiscaal is het eigenlijk niet toegestaan en ook binnen veel webwinkel –aanbieders kan dit niet zomaar. De factuurnummering klopt dan bijvoorbeeld op eens niet meer waardoor de administratie rommelig wordt.

Bij een retour dien je daarom een creditfactuur te maken. Niet alle boekhoudpakketten gaan even flexibel met dit soort creditfacturen om. Let bij de keuze voor de ideale administratie daarom op dat de aanbieder een optie voor creditfacturen heeft. Bij voorkeur een die zorgt dat direct de oude factuur als betaald wordt gekenmerkt.

Achteraf betalen

In Nederland is het voor webwinkels verplicht om bij levering aan consumenten de klant de keuze te geven om de betaling deels achteraf te laten plaatsvinden. Webwinkel-software aanbieders bieden soms mooie koppelingen met aanbieders die hierin gespecialiseerd zijn maar je kunt dit ook zelf oppakken.

Zo biedt Moneybird de mogelijkheid om facturen te maken waarin direct een iDeal-betaallink verwerkt zit. Wordt de factuur alsnog niet betaald? Dan kun je deze vervolgens aanmelden bij een incasso-traject inclusief herinneringen per SMS en e-mail.

Voorraadbeheer en administratie koppelen?

Soms is het mogelijk om de administratie te koppelen met het voorraadbeheer van de webwinkel. Dit is nog een verschijnsel dat nog niet bij alle aanbieders compleet is doorgevoerd en eigenlijk is dit ook geen vereiste voor een goede administratie.