menu

Administratie opzetten

Als ondernemer moet je een administratie opzetten. Dit ben je in Nederland verplicht. Periodiek moet je cijfers uit deze administratie delen met de overheid en daarnaast ben je verplicht deze altijd op orde te hebben, en te  bewaren, zodat je de cijfers kunt bewijzen mocht de administratie worden gecontroleerd. Maar waar moet je nu precies op letten bij het opstellen van de administratie?

Administratie opzettenAlle ondernemers moeten verplicht boekhouden. Een goed opgezette administratie geeft daarbij duidelijk overzicht van alle inkomsten en uitgaven van de onderneming. Bij een rechtsvorm waarbij het bedrijf zelf alle aansprakelijkheden draagt, zoals bij de besloten vennootschap (bv) het geval is, gelden strenge regels. Bij een ondernemingsvorm waarbij de ondernemers zelf aansprakelijk zijn, zoals bij de eenmanszaak of vennootschap onder firma (VOF), is dat minder het geval. Hoe je de administratie wilt opzetten is aan jou zolang je het maar duidelijk en snel kunt aantonen aan de overheid, daar waar nodig. Een samenvatting van de belangrijkste regels voor deze administratie.

Een administratie opzetten voor een eenmanszaak of VOF

Om te beginnen ben je verplicht om een administratie op te zetten voor jezelf. Dat klinkt nobel, maar heeft een serieuze ondertoon: indien bij problemen blijkt dat je zelf geen beeld hebt van je administratie dan kunnen daar hoge boetes voor worden gegeven. Een simpel ‘ik wist niet dat er iets fout ging’ heeft juridisch dus weinig waarde. Je bent verplicht om zelf goed inzicht te hebben in jouw bedrijfscijfers.

Admininistratie de basis voor belastingaangiftes

Naast dat je zelf een goed beeld moet hebben van de administratie, dient deze als bron voor de aangiftes. Je moet een administratie opzetten zodat je periodiek aangiftes kunt invullen, en bewijzen. Het invullen is voor kleinere ondernemingen vooral een simpele optelsom van de inkomsten en uitgaven, en de totalen van de omzetbelasting daarbij. Daarnaast is de zakelijke administratie een van de belangrijkste gegevensbronnen voor de inkomstenbelastingaangifte van ondernemers.

Nadat je een aangifte hebt verzonden betekent dat niet dat deze administratie vervolgens overbodig is geraakt. Je dient deze te bewaren zodat deze kan worden gecontroleerd. Het belangrijkste is natuurlijk dat je eigen aangiftes kunt bewijzen, maar het kan zijn dat de belastingdienst je administratie wil inzien om bijvoorbeeld fraude van een leverancier of andere externe te controleren.

Bewijzen van alle transacties en cijfers

Je moet je bedrijfscijfers kunnen bewijzen. Dat betekent dat je alle financiële transacties moet bewaren. Een administratie opzetten begint meestal met deze gegevens. Tegenwoordig mogen deze ook digitaal worden bewaard. Veel online boekhoudprogramma’s slaan deze online voor je op nadat je deze per mail hebt ontvangen, hebt ingescand of nadat je er (met je telefoon) een foto van hebt gemaakt. Maar je kunt het ook nog altijd gewoon op de ouderwetse manier doen, op papier in ordners en gesorteerd op datum.

Welke gegevens je moet gaan bewaren als je een administratie gaat opzetten is niet 100% afgebakend. Dat komt, omdat je niet alleen de transacties zelf moet kunnen bewijzen maar ook hoe je aan de bedragen of werkzaamheden gekomen bent. Natuurlijk zijn er maar weinig ondernemers die voor alle klussen 100% bewijsmateriaal behouden. Voor kleine routineklussen is een factuur in de meeste gevallen voldoende. Maar aan te raden is om in ieder geval uitzonderingen uitgebreider te administreren. Heb je bijvoorbeeld discussie over een factuur met een klant, en crediteer je daarom de factuur? Dan is het handig om ook de correspondentie (mailtjes/afspraken) rond die specifieke factuur te bewaren. Bekende bewijzen van transacties zijn:

  • kassabonnen
  • facturen/rekeningen
  • bankafschriften (mag digitaal)
  • offertes & contracten (bewijzen van lopende zaken)
  • overige andere bewijzen

Overzicht en samenvatting

Naast dat je alle transacties los moet kunnen aantonen, moet je ook een overzicht met alle eigendommen en schulden kunnen aantonen. De jaarlijkse balans is hier de bekendste publicatie van, maar dit is slechts de samenvatting. De belastingdienst wil ook de verlies- en winstrekening kunnen zien. Op deze resultatenrekening geef je een toelichting op de totalen van verschillende inkomsten en uitgaven. Zo kan je in een keer aantonen wat je totaal aan huur, salaris of reiskosten hebt uitgegeven. Elk van de genoemde posten vallen onder de verplichte administratie. Bij rechtsvormen als de bv of nv zijn hier extra regels van toepassing.

Wat er precies moet worden bewaard kan per onderneming verschillen. Zo kan het bij een kleine onderneming heel belangrijk zijn dat de urenregistratie van de ondernemer duidelijk in te zien is, of dat hij via offertes lopende projecten (en dus gemaakte uren) kan aantonen. Bij een onderneming die enkele medewerkers fulltime in dienst heeft is de urenregistratie mogelijk minder van belang. Daar zal juist de salarisadministratie sneller een rol spelen, en zo zijn er meer verschillen denkbaar. Bekende overzichten zijn:

Salarisadministratie

De salarisadministratie noemen we los, maar eigenlijk is dit gewoon financiële administratie. Alle ontstane administratie als gevolg van personeel moet dus bewaard worden. Dit is alleen van toepassing voor eigen personeel, bij extern personeel zoals uitzendkrachten of ingehuurde zzp’ers gaat het niet om personeel maar om een dienst die je hebt ingekocht. In dat geval boek je de facturen vergelijkbaar als andere kostenposten. Verzekeringstechnisch gezien is een uitzendkracht werkelijk bij je in dienst en kun je hiervoor aansprakelijk worden gesteld, maar administratief is een uitzendkracht of zzp’er dus niet heel veel anders dan andere facturen. Meer informatie hierover op onze pagina over de salarisadministratie.

Administratie bewaren

Als je een administratie hebt opgezet moet je er ook gelijk rekening mee houden dat deze 7 jaar bewaard moet worden. Dit in verband met het opvragen van eventuele bewijslast voor de btw-, inkomsten- of vennootschapsbelasting. Bij vastgoed geldt zelfs een langere verplichte bewaartermijn. Het bewaren mag zowel online als offline gebeuren, maar houd er rekening mee dat je zelf aansprakelijk bent voor problemen. Zorg dus dat problemen als brand of een computercrash de administratie niet kunnen vernietigen. Lees verder over de administratie bewaren.

Administratie niet op orde?

Een administratie opzetten is verplicht voor ondernemers. Indien je geen goede administratie hebt kan dat gevolgen hebben. Voor starters blijft dit meestal beperkt tot het feit dat ze geen aangiftes hebben ingevuld, of kunnen invullen. De sancties vallen dan meestal mee. Zo is de kans groot dat de belastingdienst voor jou een inschatting maakt, die waarschijnlijk niet in jouw voordeel uitvalt maar waarschijnlijk wel redelijk aanneembaar is. Zonder administratie mis je wel fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling (KOR). Deze mag je meestal niet toepassen zonder administratie die het recht hierop kan bewijzen.

De inschatting van de belastingdienst volgt meestal ook bij ondernemers die geen administratie hebben, maar kunnen uitleggen wat hier de oorzaak van is. Is het bedrijfsgebouw van je boekhouder afgebrand en stond daar jouw administratie? Dan zal de belastingdienst waarschijnlijk begrijpen dat er geen opzet in het spel is geweest. De belastingdienst zal je waarschijnlijk verplichten om zoveel mogelijk te reconstrueren en voor de gaten zal de belastingdienst zelf een inschatting maken.

Is er wel (twijfel over) opzet? Ontdekt de belastingdienst de fout, of zijn de fouten groter? Dan kan de sanctie uiteraard zwaarder uitvallen. Bedrijven die bijvoorbeeld onjuiste salaris- of balansposten hebben doorgegeven kunnen worden gezien als fraudeurs. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben.