menu

Je administratie veilig bewaren

De administratie is een zeer belangrijk onderdeel van je bedrijf. Als ondernemer kun je niet zonder. Je moet er daarom ook niet aan denken om een keer je administratie kwijt te zijn of in rook te zien opgaan. Zorg er daarom voor dat je er alles aan doet om je administratie veilig te bewaren.

Of je je administratie nou online of offline bijhoudt, zorg er altijd voor dat je bestanden veilig bewaard worden. Want je wil niet meemaken dat al je administratie op een dag heel simpel gestolen wordt, in rook opgaat, door waterschade onbruikbaar wordt of op een andere manier (onherstelbaar) beschadigd wordt. Wat zijn maatregelen die je kunt treffen om je administratie zo veilig mogelijk te bewaren?

Maak kopieën en back-ups
In het geval van een offline boekhouding kan het soms vrij arbeidsintensief en tijdrovend zijn om al je administratie te kopiëren en dat ook regelmatig bij te houden. Maar met een online boekhouding is er haast geen excuus om niet ieder kwartaal, iedere maand of zelfs iedere week of dag een back-up te maken van al je administratieve bestanden, zodat je altijd verder kan in het geval van diefstal, brand, waterschade of iets dergelijks. Het kost je misschien wat geld en moeite, maar het kost je nog meer geld en moeite als je al je administratie opnieuw zou moeten doen.

Administratie bewaren
Je doet er verstandig aan om je dagelijkse administratie dicht bij je te houden, want die heb je regelmatig nodig. Maar oudere administratie, gegevens die je nog wel wil of moet bewaren maar die je niet regelmatig nodig hebt, kun je het beste ergens anders bewaren. Veel ondernemers bewaren het in een kartonnen doos op zolder. De kans op schade door diefstal, maar ook brand of zelfs knaagdieren, is dan helaas wel sterk aanwezig. Nu kun je een kluis voor je oude administratie aanschaffen maar stevige plastic of houten kist met simpel slot, in een veilige afgesloten ruimte, is toch geen overbodige luxe.

Bewaar je online of offline kopieën sowieso ergens anders dan waar je je originelen bewaart, want in geval van brand of diefstal zijn ook die niet veilig.

Administratie verzekeren?
Het is mogelijk om je administratie te laten verzekeren. Mocht het dan kwijtraken, gestolen worden of in rook opgaan, dan ben je je met de reconstructiekostenverzekering verzekerd voor de kosten die nodig zijn om je administratie te reconstrueren.

Let er trouwens op dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is om zijn administratie zeven jaar te bewaren. Gegevens van onroerende zaken dienen zelfs tien jaar lang bewaard te worden. Voor meer uitleg hierover kijk je op de site van de Belastingdienst.

Administratie bewaren via boekhoudsoftware
Je administratie goed en volgens de regels bewaren kan ook altijd via administratiesoftware dat werkt in de cloud. Zie hiervoor ons overzicht van boekhoudprogramma’s.