Administratie uitbesteden

Je mag zelf je financiële administratie bijhouden maar je kunt de boekhouding ook uitbesteden aan een boekhouder. Sommige bedrijven hebben verplichtingen maar de meeste kleinere bedrijven kiezen zelf hoe ze de administratie regelen.

Inhoud:

Administratie uitbesteden of zelf doen?

Financiële administratie uitbestedenJe mag helemaal zelf boekhouden, maar vaak lopen ondernemers toch stuk op die ouderwetse schoenendoos vol bonnetjes of onlogisch ogende Excel-bestanden. Houd je dit liever wel op jouw naam maar wil je vooral ondersteuning? Dan kun je de administratie deels uitbesteden aan een boekhouder.

Het vergt geen hogere wiskunde maar laten we eerlijk zijn: vaak is het bijhouden van de boekhouding geen leuk klusje. Ondernemers die hun administratie uitbesteden doen dit dus niet alleen omdat ze er zelf te weinig kennis voor hebben, maar ook (of vooral) omdat ze geen zin hebben om dit naast het runnen van het bedrijf óók nog eens te moeten doen.

Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.

Vaak is het bijhouden van de administratie geen klusje waar je even lekker voor gaat zitten.

Facturatie zelf doen via een boekhoudprogramma

Om de kosten van de boekhouding te beperken kun je zelf meehelpen via een online boekhoudprogramma. Daarin regel je zelf je facturatie en binnenkomende facturen kun je meestal even scannen of via een fotootje invoeren. De boekhouder zet alles dan later om naar een winst- en verliesrekening of een jaarrekening en helpt bij de aangiftes.

Als je je boekhouding wil uitbesteden, moet je uiteraard letten op de kosten en de wettelijke regels. Maar het biedt in ruil daarvoor wel veel extra mogelijkheden en meestal een enorme tijdsbesparing.

Boekhouding uitbesteden aan een boekhouder

Wil je liever een gezicht bij de persoon die jouw bedrijfscijfers beheert? En daar af en toe een kop koffie mee kunnen drinken in de buurt? Dan kun je er een boekhouder inhuren. Online kun je er meestal vrij snel een paar vinden. Het is aan te raden niet alleen enkele offertes met elkaar te vergelijken, maar ook te kijken naar de regio, om referenties te vragen of na te gaan wat zijn specialisatie is.

Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.

boekhouding uitbestedenWerkt hij vooral voor internetbedrijven? Of adviseert hij vooral graag over overnames? Dan kun je je afvragen of hij jouw administratie net zoveel aandacht geeft als de klanten die eigenlijk zijn voorkeur hebben. Maar het belangrijkste is: zorg dat je een boekhouder inhuurt waar je even mee vooruit kunt en die je écht vertrouwt.

Kosten van de financiële administratie

Een simpele boekhouder hoeft niet duur te zijn. Veelal bieden boekhouders de btw-boekhouding voor een geheel jaar, al aan tussen de achthonderd en twaalfhonderd euro per jaar. Net als bij een online boekhoudservice dien je nog steeds wel zelf de bonnetjes in een (online) spreadsheet of in boekhoudsoftware te plaatsen.

Vaak heeft een boekhouder wel een voorkeur voor een bepaald boekhoudprogramma.

Vaak heeft een boekhouder een voorkeur voor software, dus als je enkele boekhoudprogramma’s overweegt kun je ook even navragen of hij een voorkeur heeft. Vervolgens kan de boekhouder zorgdragen voor de juiste indeling en het indienen bij de belastingdienst.

Houd er wel altijd rekening mee dat een boekhouder vooral een administratief medewerker is. Bij een uurtarief van zestig euro kun je op jaarbasis niet meer dan tien of twintig uur van zijn uren voor jouw onderneming verwachten. Dat betekent dat je zelf facturen moet maken en debiteuren moet bijhouden. Ook blijf je zelf verantwoordelijk voor fouten.

Zonder accountantsverklaring kun je er vrijwel geen rechten aan ontlenen. Als de belastingdienst problemen in de administratie ontdekt ben je hier zelf aansprakelijk voor.

Administratie uitbesteden aan een accountant

Uitbesteden aan een accountantGrotere bedrijven werken meestal met grotere accountantsbureaus. Daarvan mag je in ieder geval verwachten dat deze ervoor gestudeerd heeft en echt op de hoogte is van alle ins- en outs van de belastingdienst. Dat is bij een boekhouder niet gegarandeerd. Een accountant kan net iets meer bieden qua controle en overzicht in de boekhouding.

Soms heb je geen keus, als je een jaarlijkse accountantsverklaring wilt voor de boekhouding van je besloten vennootschap bijvoorbeeld. Als je dus niet alleen het inkloppen en indienen wilt uitbesteden maar de administratie echt wilt laten controleren op de laatste belastingvoordelen en fouten is dit bij een accountant sneller mogelijk dan bij een boekhouder.

Ook dan heb je nog steeds zelf de grootste invloed op je administratie. Als jij zelf vergeten bent om bepaalde bonnetjes in je boekhouding op te nemen, dan is dit natuurlijk niet de schuld van de accountant.

Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.

Voordelen van het uitbesteden

boekhoudingHet grootste voordeel van het uitbesteden van je administratie is dat jij er beduidend minder omkijken naar hebt. Je hoeft je niet alleen niet meer te verdiepen in allerlei regeltjes, wetten, formules en andere administratieve rompslomp, maar je hoeft er ook geen tijd meer aan te besteden. Kostbare tijd die je toch veel liever in je bedrijf kan en wil steken? Je bent ondernemer geworden om een bedrijf te runnen niet om meerdere uren per maand te besteden aan een gortdroog Excel-bestand, toch?

Een boekhouder of accountant weet aan welke wettelijke eisen je administratie moet voldoen.

De administratie uitbesteden kost natuurlijk geld, maar als je er zelf geen kaas van gegeten hebt kan het ook financieel raadzaam zijn om het uit te besteden. Een boekhouder of accountant weet beter dan jij aan welke wettelijke eisen je administratie moet voldoen. Ze zijn soms net wat beter op de hoogte van regelgeving rond de belastingvoordeeltjes bijvoorbeeld.

Nadelen van het uitbesteden

Je kan er natuurlijk ook altijd voor kiezen om je administratie niet uit te besteden, maar het gewoon zelf bij te houden. Het grootste voordeel hiervan is dat je veel meer inzicht hebt in je actuele administratie, iets wat veel minder het geval is wanneer je het hebt uitbesteed.

Hou je zelf je administratie bij, dan heb je snel inzicht in de gemaakte kosten, het financiële reilen en zeilen van je bedrijf (stijgt de winst, blijven de kosten beperkt, zijn de verliezen niet te groot), de productprijzen, je debiteuren en crediteuren, et cetera.

De afweging

Uiteindelijk is de grootste afweging die je moet maken als je twijfelt of je je administratie uitbesteden gaat of dat je de boekhouding toch zelf doet en of je extra moeite wil doen. Variabelen die deze keuze kunnen beïnvloeden zijn onder andere jouw instelling, jouw interesse in belastingzaken, de grootte en vorm van je onderneming en de extra kosten die je je kan veroorloven.