Administratie in Excel

Regelmatig krijgen wij de vraag of we het beheren van de zakelijke administratie in Excel aanraden. Alhoewel dit programma uit het Office-pakket van Microsoft prima alle eigenschappen heeft om een goede Excel-administratie op te zetten raden wij het meestal toch af. De voor- en nadelen van Excel.

Inhoud:

• Excel een kostenbesparing?
• Excel voldoet voor belastingdienst
• Alternatief voor Excel?
• Online administratie heeft backup

Administratie in Excel: een kostenbesparing?

Voor veel ondernemers is boekhouden een noodzakelijk kwaad. Een kostenpost waar geen inkomsten tegenover staan en dus een die tot het minimale moet worden beperkt. Microsoft Office is niet goedkoop maar dat hebben ondernemers vaak al gekocht.

Hierdoor kan het verwerken van de administratie in Excel een kostenbesparing zijn. Er hoeft geen extra spreadsheet- of boekhoudprogramma kosten te worden gemaakt als Excel ook prima de administratie kan beheren. Zo wordt vaak gedacht.

Ga je boekhouden in Excel, omdat je denkt dat een boekhoudprogramma te duur is? e-Boekhouden kost 7,95 per maand en is de eerste 15 maanden zelfs volledig gratis!

Excel voldoet voor belastingdienst

Inderdaad biedt Excel wel alle functies die nodig zijn voor de administratie. Alles dat nodig is voor de belastingdienst, en zelfs voor het eigen gebruik als tabellen en grafieken, is mogelijk in een Excel-administratie. Dit brengt echter wel een tijdrovende klus met zich mee.

Excel kan bijzonder veel en sjablonen bieden soms een goed begin. Maar daarna moet je zelf alle formules en macro’s invoeren en de meeste ondernemers hebben hier maar weinig verstand van. Daarnaast is er vaak niet de interesse en tijd om een complete boekhouding in het programma te gaan schrijven. Vandaar dat er vaak genoegen wordt genomen met alleen de inkomsten en uitgaven en daarbij komende totalen.

Voor de belastingdienst kan dit soms al voldoen dus verboden is het zeker niet. Als je écht een kleine ondernemer bent en maandelijks niet meer dan tien inkomende en uitgaande facturen hebt, kun je prima de administratie via Excel bijhouden. Als er echter meer facturen bijkomen en de administratie wat ingewikkelder wordt, is de kans groot dat er fouten in de boekhouding ontstaan of dat de tijd die besteed wordt aan de Excel-administratie niet meer in verhouding is tot het resultaat.

Een administratie in Excel kan kosten besparen, zo wordt vaak gedacht.

Wil je de complete boekhouding in Excel? Voor 97 euro heb je de templates van professionals, inclusief financieel dashboard, offertes, facturatie, kilometer-, uren- en projectadministratie.

Alternatief voor Excel

Alternatieven voor de administratie zijn er genoeg! Een boekhoudprogramma is mogelijk voor één of enkele tientjes per maand. Hiermee ben je direct van alle gemakken en opties voorzien. Er zijn zelfs gratis boekhoudprogramma’s als je volume beperkt is, of net begonnen bent.

Al moet je meestal wel betalen voor functies als een balans of het doen van belastingaangiftes. Maar meestal is dit dus prima betaalbaar en hierbij heb je direct toegang tot functies die bij een administratie in Excel flink wat ‘extra rompslomp’ betekenen!

Bijkomend voordeel is dat bijna elke boekhouder met boekhoudsoftware werkt en het uitgerust is met een duidelijke opmaak zodat je binnen een mum van tijd het pakket onder de knie hebt. Daarbij is het wel verstandig om goed te vergelijken.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Met een goed boekhoudprogramma heb je gelijk allerlei nadelen van bijvoorbeeld die Excel-administratie uitgesloten. Zo berekent het vaak direct de btw, kun je sneller foutloze facturen maken waar direct een factuurnummer, de datum van vandaag en andere standaardzaken in zit verwerkt en voert het andere standaardgegevens direct in.

Vervolgens kun je bij de facturen in veel software automatisch herinneringen maken, de aangifte bij de belastingdienst invullen en is de kans op typefouten of andere controlefouten stukken kleiner.

Online administratie heeft backup

Een extra bijkomend voordeel is dat de meeste software die momenteel aangeboden wordt automatisch gekoppeld is met internet. Als de computer crasht ben je niet, zoals bij Excel-bestanden het geval is, je hele administratie kwijt maar is er online direct een backup te vinden. Het is relatief veiliger tegen virussen dan de standaard Office-programma’s en standaard uitgerust met mooie grafieken en overzichten.