Untitled Document

Administratie in Excel?

Regelmatig krijgen wij de vraag of we voorstander zijn van het beheren van de zakelijke administratie in Excel. Alhoewel dit programma uit het Office-pakket van Microsoft prima alle eigenschappen heeft om een goede administratie op te zetten raden wij Excel meestal toch af om de boekhouding in te verwerken.

De administratie in Excel een kostenbesparing?
Voor veel ondernemers is de administratie een noodzakelijk kwaad. Een kostenpost waar geen inkomsten tegenover staan en dus een die tot het minimale moet worden beperkt. Microsoft Office is een relatief duur pakket maar aangezien ondernemers deze in veel gevallen toch al hebben aangeschaft voor andere doeleinden, kan het verwerken van de administratie in Excel een kostenbesparing zijn. Er hoeft geen extra spreadsheet- of boekhoudprogramma te worden aangeschaft als Excel ook prima de administratie kan beheren. Zo wordt vaak gedacht.

Excel voldoet voor Belastingdienst
Inderdaad biedt Excel wel alle functies die nodig zijn voor de administratie. Alles dat nodig is voor de Belastingdienst, en zelfs voor het eigen gebruik als tabellen en grafieken kunnen in Excel worden gerealiseerd. Dit brengt echter wel een tijdrovende klus met zich mee. Excel kan bijzonder veel maar dan zul je zelf alle formules en macro’s moeten invoeren en de meeste ondernemers hebben hier maar weinig kaas van gegeten. Daarnaast is er vaak niet de interesse en tijd om een complete boekhouding in het programma te gaan schrijven. Vandaar dat er vaak genoegen wordt genomen met alleen de inkomsten en uitgaven en daarbij komende totalen.

Voor de Belastingdienst kan dit soms al voldoen dus verboden is het zeker niet. Als je écht een kleine ondernemer bent en maandelijks niet meer dan tien inkomende en uitgaande facturen hebt, kun je prima de administratie via Excel bijhouden. Als er echter meer facturen bijkomen en de administratie wat ingewikkelder wordt, is de kans groot dat er fouten in de boekhouding ontstaan of dat de tijd die besteed wordt aan de Excel-administratie niet meer in verhouding is tot het resultaat.

Alternatief voor Excel?
Alternatieven voor de administratie zijn er genoeg! Boekhoudsoftware is mogelijk voor enkele tientjes per maand. Zo zijn wij groot voorstander van de software van Exact. Een grote speler op de markt en daardoor direct van alle gemakken en opties voorzien. Bijkomend voordeel is dat bijna elke boekhouder met deze software werken kan en het uitgerust is met een duidelijke opmaak zodat je binnen een mum van tijd het pakket onder de knie hebt.

Met kosten vanaf 29 euro per maand wel een pakket met een serieus kostenplaatje. Starters die dit te duur vinden zijn vaak beter af met Moneybird. Deze is soms zelfs gratis als je volume beperkt is, of een tientje per maand als je onbeperkt gebruik wil waarbij gelijk extra functies als periodieke facturen mogelijk zijn. Die overigens gelijk te betalen zijn met iDeal, als je ze per e-mail verstuurd. Functies die bij een administratie in Excel flink wat extra rompslomp betekenen zitten hier dus al standaard in verwerkt!

En zo zijn er nog wel wat pakketten online te vinden. Met dit soort software heb je gelijk allerlei nadelen van bijvoorbeeld die Excel-administratie uitgesloten. Zo wordt de BTW vaak direct berekend, kun je soms direct facturen opmaken waar direct de datum van vandaag in zit verwerkt en wordt allerlei andere standaardgegevens direct ingevoerd.

Vervolgens kun je bij de facturen in veel software automatisch herinneringen maken, de aangifte bij de fiscus invullen en is de kans op typefouten of andere controlefouten stukken kleiner.

Online administratie heeft backup
Een extra bijkomend voordeel is dat de meeste software die momenteel aangeboden wordt automatisch gekoppeld is met internet. Als de computer crasht ben je niet, zoals bij Excel-bestanden het geval is, je hele administratie kwijt maar is er online direct een backup te vinden. Het is relatief veiliger tegen virussen dan de standaard Office-programma’s en standaard uitgerust met mooie grafieken en overzichten.